Het verschil tussen een budget en een prognose
Het belangrijkste verschil tussen een budget en een prognose is dat een budget het plan beschrijft voor wat een bedrijf wil bereiken, terwijl een prognose de werkelijke verwachtingen voor resultaten aangeeft, meestal in een veel meer samengevatte vorm.
In wezen is een budget een gekwantificeerde verwachting van wat een bedrijf wil bereiken. Zijn kenmerken zijn:
Het budget is een gedetailleerde weergave van de toekomstige resultaten, financiële positie en kasstromen die het management wil dat het bedrijf gedurende een bepaalde periode bereikt.
Het budget mag maar één keer per jaar worden geactualiseerd, afhankelijk van hoe vaak het senior management informatie wil herzien.
Het budget wordt vergeleken met de werkelijke resultaten om afwijkingen van de verwachte prestaties te bepalen.
Het management neemt corrigerende maatregelen om de werkelijke resultaten weer in lijn te brengen met het budget.
Het budget ten opzichte van de werkelijke vergelijking kan leiden tot veranderingen in de prestatiegebonden beloning die aan werknemers wordt betaald.
Omgekeerd is een prognose een schatting van wat er daadwerkelijk zal worden bereikt. Zijn kenmerken zijn:
De prognose is doorgaans beperkt tot belangrijke inkomsten- en uitgavenposten. Er is meestal geen voorspelling voor de financiële positie, hoewel er wel kasstromen kunnen worden voorspeld.
De prognose wordt regelmatig bijgewerkt, misschien maandelijks of driemaandelijks.
De prognose kan worden gebruikt voor operationele overwegingen op de korte termijn, zoals aanpassingen aan personeel, voorraadniveaus en het productieplan.
Er is geen variantieanalyse die de prognose vergelijkt met de werkelijke resultaten.
Wijzigingen in de prognose hebben geen invloed op de prestatiegebonden beloning van werknemers.
Het belangrijkste verschil tussen een budget en een prognose is dus dat het budget een plan is voor waar een bedrijf naartoe wil, terwijl een prognose de indicatie is van waar het daadwerkelijk naartoe gaat.
Realistisch gezien is het nuttiger van deze tools de prognose, want het geeft een korte-termijn weergave van de feitelijke omstandigheden waarin een bedrijf zich bevindt. De informatie in een prognose kan worden gebruikt om direct actie te ondernemen. Aan de andere kant kan een begroting doelstellingen bevatten die simpelweg niet haalbaar zijn, of waarvoor de marktomstandigheden zo sterk zijn veranderd dat het niet verstandig is om te proberen die te bereiken. Als een budget moet worden gebruikt, moet het in ieder geval vaker dan eens per jaar worden bijgewerkt, zodat het een relatie heeft met de huidige marktrealiteit. Het laatste punt is met name van belang in een snel veranderende markt, waar de aannames die worden gebruikt om een budget op te stellen, binnen enkele maanden achterhaald kunnen zijn.
Kortom, een bedrijf heeft altijd een prognose nodig om zijn huidige richting te onthullen, terwijl het gebruik van een budget niet altijd nodig is.
