Boekhouding van vooruitbetaalde kosten
Definitie van vooruitbetaalde kosten
Een vooruitbetaalde uitgave is een uitgave die in een boekhoudperiode is betaald, maar waarvoor het onderliggende actief pas in een toekomstige periode zal worden verbruikt. Wanneer het activum uiteindelijk wordt verbruikt, wordt het ten laste van de kosten gebracht. Als het over meerdere perioden wordt verbruikt, kan er een reeks overeenkomstige kosten zijn.
Vooruitbetaalde kosten worden op de balans van een organisatie geboekt als een vlottend activum totdat ze worden verbruikt. De reden voor de huidige aanwijzing van activa is dat de meeste vooruitbetaalde activa binnen een paar maanden na hun eerste registratie worden verbruikt. Als een vooruitbetaalde uitgave waarschijnlijk niet binnen het volgende jaar zou worden verbruikt, zou deze in plaats daarvan op de balans worden geclassificeerd als een actief op lange termijn (een zeldzaamheid).
Een voorbeeld van een vooruitbetaalde uitgave is een verzekering, die vaak vooruitbetaald wordt voor meerdere toekomstige perioden; een entiteit boekt deze uitgaven in eerste instantie als vooruitbetaalde uitgave (een actief), en brengt ze vervolgens in rekening over de gebruiksperiode. Een ander item dat vaak wordt aangetroffen in de vooruitbetaalde kostenrekening, is de vooruitbetaalde huur.
Uitgaven worden geboekt als vooruitbetaalde kosten om hun opname als uitgaven beter af te stemmen op de perioden waarin ze werkelijk zijn verbruikt. Als een bedrijf het prepaids-concept niet zou gebruiken, zouden hun activa op korte termijn enigszins ondergewaardeerd zijn, evenals hun winsten. Het prepaids-concept wordt niet gebruikt onder de kasbasis van de boekhouding, die vaak wordt gebruikt door kleinere organisaties.
Boekhouding van vooruitbetalingen
De basisboekhouding voor vooruitbetaalde uitgaven volgt deze stappen:
Controleer bij de eerste opname van een leveranciersfactuur in het boekhoudsysteem of het artikel voldoet aan de bedrijfscriteria voor vooruitbetaalde kosten (activum).
Als het artikel voldoet aan de criteria van het bedrijf, brengt u het in rekening op de rekening voor vooruitbetaalde kosten. Als dit niet het geval is, brengt u het gefactureerde bedrag in rekening als kosten in de huidige periode.
Noteer het bedrag van de uitgaven in het afstemmingsblad voor vooruitbetaalde uitgaven.
Stel aan het einde van de boekhoudperiode het aantal perioden vast waarover het artikel zal worden afgeschreven, en voer deze informatie in het afstemmingsspreadsheet in. Deze boeking moet het lineaire afschrijvingsbedrag bevatten dat in elk van de toepasselijke perioden in rekening wordt gebracht.
Maak aan het einde van de boekhoudperiode een aanpassingsboeking waarmee het vooraf bepaalde bedrag wordt afgeschreven op de meest relevante onkostenrekening.
Nadat alle afschrijvingen zijn voltooid, controleert u of het totaal in de spreadsheet overeenkomt met het totale saldo op de vooruitbetaalde kostenrekening. Als dit niet het geval is, breng dan de twee bij elkaar en pas ze indien nodig aan.
Een best practice is om kleinere uitgaven niet op de rekening voor vooruitbetaalde uitgaven te boeken, aangezien het te veel moeite kost om ze in de loop van de tijd bij te houden. Breng in plaats daarvan deze kleinere bedragen in rekening op het moment dat ze worden gemaakt. Om dit concept verder uit te breiden, kunt u de resterende saldi ten laste van de kosten boeken zodra ze tot een bepaald minimumniveau zijn afgeschreven. Beide acties moeten worden beheerst door een formeel boekhoudkundig beleid waarin de drempel is vermeld waarop vooruitbetaalde kosten ten laste van de kosten moeten worden gebracht.
Voorbeeld van vooruitbetaalde kosten
Een bedrijf betaalt $ 60.000 vooruit voor de aansprakelijkheidsverzekering voor bestuurders en functionarissen voor het komende jaar. De journaalboeking is:
