Hoe voorraad af te schrijven

Het afschrijven van voorraad houdt in dat de kosten van voorraadartikelen zonder waarde uit de boekhouding worden verwijderd. Voorraden moeten worden afgeschreven wanneer ze verouderd raken of als de marktprijs is gedaald tot een niveau onder de kostprijs waartegen ze momenteel in de boekhouding is opgenomen. Het af te schrijven bedrag moet het verschil zijn tussen de boekwaarde (kostprijs) van de voorraad en het bedrag aan contanten dat het bedrijf kan verkrijgen door de voorraad op de meest optimale manier te verwijderen.

Een alternatieve benadering wanneer specifieke voorraadartikelen nog niet zijn geïdentificeerd, is het aanleggen van een reserve voor voorraadafschrijvingen. Dit is een tegenrekening die is gekoppeld aan de voorraadrekening. Wanneer items daadwerkelijk worden afgestoten, wordt het verlies ten laste van de reserverekening gebracht. Het resultaat van deze benadering is een snellere herkenning van voorraadafschrijvingen, wat een meer conservatieve boekhoudmethode is. Het bedrag dat op de tegenrekening wordt vermeld, is een schatting van de waarschijnlijke afschrijvingen, meestal gebaseerd op het historische afschrijvingspercentage dat het bedrijf heeft doorgemaakt.

De boekhouding voor de afschrijving van voorraad is meestal een verlaging van de voorraadrekening, die wordt gecompenseerd door een last op de rekening voor de kosten van verkochte goederen. Als het management het bedrag van de voorraadafschrijvingen in de loop van de tijd afzonderlijk wil volgen, is het ook acceptabel om het bedrag op een aparte rekening voor voorraadafschrijvingen te boeken in plaats van de kosten van verkochte goederen. In het laatste geval wordt de rekening nog steeds meegerekend in het gedeelte met de kosten van verkochte goederen van de winst-en-verliesrekening, dus er is geen verschil in beide benaderingen op geaggregeerd niveau.

Het is niet acceptabel om voorraad op een toekomstige datum af te schrijven, zodra u zich bewust wordt van een dergelijk item, en u kunt de kosten ook niet over verschillende perioden spreiden. Dit zou impliceren dat er een toekomstig voordeel verbonden is aan het voorraadartikel, wat vermoedelijk niet het geval is. In plaats daarvan moet het volledige bedrag van de afschrijving in één keer worden opgenomen.

Een belangrijk punt is dat het afschrijven van inventaris niet betekent dat je de inventaris tegelijkertijd moet weggooien. In plaats daarvan kan het zinvol zijn om de inventaris vast te houden, in de hoop dat de waarde ervan in de loop van de tijd zal toenemen. Het kan ook nodig zijn om de voorraad voor een korte tijd aan te houden, terwijl het inkooppersoneel de hoogste prijs zoekt waartegen deze kan worden afgestoten. Afgeschreven voorraad mag echter niet te lang worden bewaard als het resultaat een extra investering in voorraadopslag is of een te rommelige magazijnruimte die de normale magazijnactiviteiten verstoort.