Bijkomend grootboek

Een subgrootboek slaat de details op voor een grootboekcontrolerekening. Zodra informatie is vastgelegd in een subadministratie, wordt deze periodiek samengevat en geboekt op een verzamelrekening in het grootboek, die op zijn beurt wordt gebruikt om de financiële overzichten van een bedrijf samen te stellen. De meeste rekeningen in het grootboek zijn geen meeboekrekeningen; in plaats daarvan worden individuele transacties er rechtstreeks in geregistreerd. Dochterondernemingen worden gebruikt als er een grote hoeveelheid transactie-informatie is die het grootboek zou verstoren. Deze situatie doet zich doorgaans voor bij bedrijven met een aanzienlijk verkoopvolume. Zo is er in een klein bedrijf geen nood aan een nevenboek.

Voor vrijwel elke grootboekrekening kan een subadministratie worden aangelegd. Ze worden echter meestal alleen gemaakt voor gebieden met hoge transactievolumes, waardoor het gebruik ervan beperkt is tot een paar gebieden. Voorbeelden van subgrootboeken zijn:

• Grootboek van crediteuren

• Debiteurenadministratie

• Grootboek van vaste activa

• Voorraadboek

• Aankopen grootboek

Als voorbeeld van de informatie in een dochterondernemingsboek kan het voorraadboek transacties bevatten over ontvangsten in voorraad, verplaatsingen van voorraad naar de productievloer, conversie naar gereed product, rapportage over schroot en herbewerkingen, afschrijvingen voor verouderde voorraad en verkopen aan klanten.

Onderdeel van het periodeafsluitingsproces is om de informatie in een subadministratie naar het grootboek te boeken. Het boeken is meestal een handmatige verwerkingsstap, dus u moet controleren of alle subgrootboeken correct zijn ingevuld en afgesloten voordat u de samengevatte totalen in het grootboek boekt. Anders worden sommige late transacties mogelijk pas in de volgende rapportageperiode in het grootboek geboekt.

Als u boekhoudkundige informatie wilt onderzoeken wanneer een subadministratie wordt gebruikt, moet u van het grootboek naar de juiste subadministratie gaan, waar de gedetailleerde informatie wordt opgeslagen.

Het is niet nodig om subgrootboeken op te zetten vanuit het perspectief van controle of gegevenstoegang, aangezien u de toegang tot individuele rekeningen meestal kunt beperken in betere boekhoudsoftwarepakketten.

Vergelijkbare termen

Een subadministratie wordt ook wel een subadministratie of een subrekening genoemd.