Het doel van een proefbalans

Het doel van een proefbalans is om ervoor te zorgen dat alle boekingen die in het grootboek van een organisatie worden ingevoerd, correct worden afgewogen. Een proefbalans vermeldt het eindsaldo in elke grootboekrekening. Het totale bedrag in dollars van de afschrijvingen en tegoeden in elke boekhoudpost moet overeenkomen. Daarom, als het debet- en creditsaldo op een proefbalans niet overeenkomen, geeft dit aan dat een of meer transacties in het grootboek zijn geregistreerd die niet in balans waren.

Praktisch gezien laten boekhoudsoftwarepakketten gebruikers niet toe om onevenwichtige posten in het grootboek in te voeren. Dit betekent dat de proefbalans niet nodig is voor entiteiten met geautomatiseerde systemen. Als een bedrijf nog steeds handmatige boekhouding gebruikt, heeft de proefbalans meer waarde, omdat het mogelijk is om onevenwichtige boekingen te creëren in een dergelijk systeem.

Wanneer een handmatig registratiesysteem wordt gebruikt, wordt de proefbalans ook gebruikt om de financiële overzichten te creëren. Dit betekent dat de rekeningsaldi in de proefbalans handmatig worden samengevoegd tot de posten die in de financiële overzichten worden gevonden.

Auditors gebruiken ook de proefbalans. Ze vragen er vroeg in een audit om en zetten de saldi van de eindrekening van dit rapport over naar hun auditsoftware. Vervolgens gebruiken ze controleprocedures om deze saldi te testen.