Hoe het grootboek af te stemmen
Het grootboek is de hoofdreeks rekeningen die alle transacties die voor een bedrijf zijn geregistreerd, samenvoegt. Wanneer een persoon het grootboek afstemt, betekent dit meestal dat individuele rekeningen binnen het grootboek worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat de brondocumenten overeenkomen met de saldi die op elke rekening worden weergegeven. Het reconciliatieproces is een veel voorkomende activiteit net voor de komst van de auditors voor de jaarlijkse audit, om ervoor te zorgen dat de boekhouding in onberispelijke staat verkeert.
Het afstemmingsproces op rekeningniveau omvat doorgaans de volgende stappen:
Beginnen balansonderzoek . Koppel het beginsaldo in de rekening aan het afstemmingsdetail op het einde van de voorgaande periode. Als de bedragen niet overeenkomen, onderzoek dan de reden voor de afwijking in de voorgaande periode. Als de rekening enige tijd niet is afgestemd, is het mogelijk dat de fout meerdere perioden in het verleden ligt.
Huidige periode onderzoek . Stem de transacties die in de rekening binnen de periode zijn gerapporteerd af op de onderliggende transacties en pas ze indien nodig aan.
Aanpassingen review . Controleer of alle aanpassingsjournaalboekingen die binnen de periode in de account zijn geregistreerd, gepast zijn en pas ze indien nodig aan.
Herziening van terugboekingen . Zorg ervoor dat alle journaalboekingen die binnen de periode hadden moeten worden teruggeboekt, zijn teruggeboekt.
Einde balansbeoordeling . Controleer of de eindgegevens voor de rekening overeenkomen met het saldo van de eindrekening.
Het concept van het afstemmen van het grootboek kan ook verwijzen naar het onderzoeken van het grootboek als geheel om ervoor te zorgen dat alle rekeningen worden geaggregeerd in de financiële overzichten. Dit afstemmingsproces omvat de volgende stappen:
Vat de eindsaldi in alle inkomstenrekeningen samen en controleer of het totale bedrag overeenkomt met het totale inkomen in de resultatenrekening.
Vat de eindsaldi in alle onkostendeclaraties samen en controleer of het totale bedrag overeenkomt met het onkostentotaal in de resultatenrekening. Dit kan worden uitgevoerd op het niveau van de afzonderlijke uitgavenposten in de resultatenrekening.
Vat alle activa, passiva en eigenvermogensrekeningen samen en controleer of de totale bedragen overeenkomen met de respectieve posten op de balans.
Het afstemmen van het grootboek kan ook het onderzoek van een onevenwichtig grootboek betekenen, dat wil zeggen wanneer het totaal van alle afschrijvingen niet overeenkomt met het totaal van alle tegoeden in de proefbalans. Dit proces omvat het onderzoeken van debet- en credit-totalen op individueel accountniveau om te zien welke rekening de niet-overeenkomende debet- en creditcards bevat.
