Bron document definitie

Een brondocument is het originele document dat de details van een zakelijke transactie bevat. Een brondocument bevat de belangrijkste informatie over een transactie, zoals de namen van de betrokken partijen, betaalde bedragen (indien van toepassing), de datum en de inhoud van de transactie. Brondocumenten worden vaak geïdentificeerd met een uniek nummer, zodat ze kunnen worden onderscheiden in het boekhoudsysteem. Het voorgenummeren van documenten is bijzonder handig, omdat het een bedrijf in staat stelt te onderzoeken of er documenten ontbreken.

Zodra de informatie in een brondocument in het boekhoudsysteem is vastgelegd, wordt het brondocument geïndexeerd voor gemakkelijke toegang en gearchiveerd. Documenten die in het afgelopen jaar zijn gegenereerd, worden doorgaans ter plaatse opgeslagen, terwijl oudere documenten worden opgeslagen in goedkopere externe opslagfaciliteiten.

Brondocumenten zijn van cruciaal belang voor auditors, die ze gebruiken als bewijs dat geregistreerde transacties daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Een brondocument wordt ook door bedrijven gebruikt als bewijs wanneer ze met hun zakenpartners omgaan, meestal met betrekking tot betalingen. Voorbeelden van brondocumenten zijn:

• Geannuleerde controle

• Creditnota

• Stortingsbewijs

• Onkostennota

• Factuur

• Formulier voor materiaalaanvraag

• Bestelling

• Tijd kaart

• Bonnetje

Voor bewijsdoeleinden zijn elektronische afbeeldingen van brondocumenten over het algemeen aanvaardbaar, hoewel in sommige gevallen nog steeds papieren documentatie nodig kan zijn.

Het is meestal nodig om brondocumenten meerdere jaren te bewaren. De Internal Revenue Service stelt retentie-intervallen verplicht voor sommige soorten documenten met betrekking tot salarisadministratie. Als er vragen zijn over de bewaartermijn voor een document, neem dan contact op met een deskundige advocaat.