Onderdelen van een intern controlesysteem
Een systeem van interne controle bestaat uit vijf componenten. Een accountant moet zich bewust zijn van deze componenten bij het ontwerpen van een boekhoudsysteem, net als iedereen die het systeem controleert. De componenten van een intern controlesysteem zijn als volgt:
Controle omgeving . Dit is de houding van het management en hun medewerkers ten aanzien van de behoefte aan interne beheersing. Als de controles serieus worden genomen, komt de robuustheid van het systeem van interne controle aanzienlijk ten goede.
Risicobeoordeling . Dit is het proces van het beoordelen van het bedrijf om te zien waar de meest kritieke risico's liggen, en vervolgens het ontwerpen van controles om die risico's aan te pakken. Deze beoordeling moet regelmatig worden uitgevoerd om rekening te houden met eventuele nieuwe risico's die door veranderingen in het bedrijf worden geïntroduceerd.
Controle activiteiten . Dit is het gebruik van boekhoudsystemen, informatietechnologie en andere middelen om ervoor te zorgen dat de juiste controles worden ingevoerd en correct werken. Er kunnen bijvoorbeeld boekhoudsystemen zijn om periodiek voorraadaudits en vaste activa-audits uit te voeren. Bovendien kunnen er off-site back-ups zijn om het risico op gegevensverlies te minimaliseren.
Informatie en communicatie . Informatie over interne beheersingsmaatregelen dient tijdig aan het management te worden gecommuniceerd, zodat tekortkomingen snel kunnen worden verholpen. De hoeveelheid gecommuniceerde informatie moet passen bij de behoeften van de ontvanger.
Monitoring . Dit is de verzameling processen die het management gebruikt om te onderzoeken en te beoordelen of zijn interne controles naar behoren werken. Idealiter zou het management in staat moeten zijn om controlefouten op te sporen en aanpassingen te doen om de controleomgeving te verbeteren. Anders kan een onjuiste of ondoelmatige interne beheersingsmaatregel het mogelijk maken dat afwijkingen in de financiële overzichten worden opgenomen.
