Onkostenvergoeding

Oninbare vorderingen zijn het bedrag van een te ontvangen rekening dat niet kan worden geïnd. De klant heeft ervoor gekozen dit bedrag niet te betalen, hetzij vanwege financiële moeilijkheden, hetzij omdat er een geschil is over het onderliggende product of de onderliggende dienst die aan de klant wordt verkocht. Tot op zekere hoogte weerspiegelt het bedrag van deze uitgave de kredietkeuzes die de verkoper heeft gemaakt bij het verstrekken van krediet aan klanten. Het bedrag aan oninbare vorderingen dat ten laste wordt gebracht, wordt op twee manieren afgeleid, namelijk:

• Directe afschrijving . Wanneer blijkt dat een specifieke klantfactuur niet zal worden betaald, wordt het bedrag van de factuur direct ten laste van de oninbaarheid gebracht. Dit is een afschrijving van de oninbare kostenrekening en een creditering van de debiteurenrekening. De uitgave is dus direct gekoppeld aan een specifieke factuur. Dit is geen vermindering van de verkoop, maar eerder een stijging van de kosten.

• Toeslagmethode . Wanneer verkooptransacties worden geregistreerd, wordt ook een gerelateerd bedrag aan oninbare vorderingen geregistreerd, op basis van de theorie dat het geschatte bedrag aan oninbare vorderingen kan worden bepaald op basis van historische resultaten. Dit wordt geregistreerd als een afschrijving van de oninbare kostenrekening en een creditering van de voorziening voor dubieuze rekeningen. De daadwerkelijke schrapping van onbetaalde vorderingen wordt later bereikt door het bedrag op de provisierekening op te nemen. Dit is geen vermindering van de verkoop.

De berekening van de waardeveranderingen onder de aftrekmethode kan op een aantal manieren worden bepaald, zoals:

• Een algemeen percentage dubieuze debiteuren toepassen op alle verkopen op krediet

• Het toepassen van een steeds groter percentage op latere tijdbakken waarin debiteuren worden gerapporteerd in het debiteurenverouderingsrapport

• Gebaseerd op een risicoanalyse van elke klant

Welke berekeningsmethode er ook wordt gebruikt, deze moet elke opeenvolgende maand worden bijgewerkt om eventuele wijzigingen in de onderliggende te ontvangen informatie op te nemen.

De directe afschrijvingsmethode is niet de meest theoretisch correcte manier om kosten met betrekking tot dubieuze debiteuren op te nemen, aangezien de kosten enkele maanden later worden opgenomen dan de opbrengsten die verband houden met de eerste verkoop, waardoor elementen van dezelfde transactie in verschillende tijdsperioden worden opgesplitst. De correctere benadering is de vergoedingsmethode, aangezien een deel van alle verkopen wordt gereserveerd zodra de opbrengsten worden erkend. In het laatste geval verschijnen inkomsten en gerelateerde uitgaven in dezelfde periode, zodat men de volledige impact van alle verkopen op de winst binnen dezelfde boekhoudperiode kan zien.

De dubieuze debiteuren verschijnen op een regel in de winst- en verliesrekening, in de sectie bedrijfskosten in de onderste helft van het overzicht.

Als voorbeeld van de vergoedingsmethode registreert ABC International $ 1.000.000 aan kredietverkopen in de meest recente maand. Historisch gezien ervaart ABC gewoonlijk een dubieuze debiteurenpercentage van 1%, dus het registreert een dubieuze debiteur van $ 10.000 met een afschrijving van dubieuze debiteuren en een creditering van de voorziening voor dubieuze rekeningen. In de daaropvolgende maanden wordt een factuur van $ 2.000 als niet-inbaar verklaard, dus wordt deze uit de administratie van het bedrijf verwijderd met een debitering van $ 2.000 voor de voorziening voor dubieuze rekeningen en een creditering van debiteuren.