Doorlopende opdracht
Een doorlopende opdracht is een terugkerende machtiging om te kopen of te betalen. Het concept kan van toepassing zijn op zowel het inkoop- als het crediteurengebied, waar de verschillen als volgt zijn:
- Inkoop . Een terugkerende inkooporder, die een masterinkooporder kan worden genoemd, wordt uitgegeven aan een leverancier die terugkerende leveringen aan de koper autoriseert. Deze overeenkomst specificeert doorgaans de te betalen prijzen en de te leveren hoeveelheden gedurende een specifieke aankoopperiode. Het kan zijn dat de verkoper moet wachten op specifieke autorisaties die door de koper zijn verzonden, of gewoon om regelmatig te leveren.
- Schulden . Aan leveranciers worden periodieke betalingen van hetzelfde bedrag gedaan. Deze benadering wordt vaak gebruikt voor contractuele verplichtingen, zoals maandelijkse betalingen voor verzekeringen, huur, leningen en parkeergelden. Dit gebeurt doorgaans in de vorm van instructies met de bank van de koper om met regelmatige tussenpozen betalingen te doen naar de bankrekening van de verkoper. De informatie over een doorlopende opdracht wordt doorgaans genoteerd op een machtigingsformulier dat vereist is door de bank van de koper.
Doorlopende opdrachten kunnen de efficiëntie van een bedrijf vergroten door aankopen en betalingen te repliceren, in plaats van te vereisen dat individuele transacties worden geïnitieerd telkens wanneer een aankoop of betaling moet worden gedaan. Hierdoor wordt de bijbehorende hoeveelheid papierwerk aanzienlijk verminderd. Het gevaar bij het gebruik ervan is dat ze te lang kunnen lopen, waardoor aankopen kunnen worden voortgezet nadat ze niet meer nodig zijn, of betalingen gedaan nadat er niet langer een verplichting toe bestaat. Bijgevolg moeten de beëindigingsdata van doorlopende opdrachten voortdurend worden bewaakt.
Een andere zorg is dat beide soorten doorlopende opdrachten een aanzienlijke verplichting voor een bedrijf kunnen creëren, dus beperk het aantal werknemers dat bevoegd is om ze uit te geven strikt.
