Salarisadministratie | Salarisjournaalboekingen
De verantwoording van de loonadministratie omvat alle aspecten van het berekenen en betalen van vergoedingen aan werknemers, inclusief de betaling van inhoudingen aan derden. Het resultaat van dit proces is documentatie van de kosten die verband houden met alle soorten vergoedingen, evenals tijdige betalingen aan werknemers. Hoewel sommige systemen met meer of minder automatisering mogelijk niet al deze stappen omvatten, is de volgende processtroom van toepassing op de meeste salarissystemen:
Nieuwe medewerkers aanstellen . Laat nieuwe werknemers loonspecifieke informatie invullen als onderdeel van het wervingsproces, zoals het W-4-formulier en medische verzekeringsformulieren waarvoor mogelijk loonaftrek vereist is. Leg kopieën van deze informatie opzij om ze in de volgende loonlijst op te nemen.
Verzamel prikkaartinformatie . Werknemers in loondienst hebben geen wijziging van het betaalde loon voor elke loonlijst nodig, maar u moet informatie verzamelen en samenvatten over de gewerkte uren van niet-vrijgestelde werknemers. Dit kan betekenen dat werknemers een badge moeten scannen via een geautomatiseerde prikklok.
Controleer de prikkaartgegevens . Vat de zojuist verzamelde salarisinformatie samen en laat leidinggevenden controleren of werknemers hun tijd correct hebben geregistreerd.
Vat de verschuldigde lonen samen . Vermenigvuldig het aantal gewerkte uren met het loontarief voor elke werknemer, waarbij u ook rekening houdt met eventuele overuren of ploegverschillen.
Voer werknemerswijzigingen in . Werknemers kunnen vragen om wijzigingen in hun salaris, meestal in de ingehouden belastingen of pensioenbedragen. Mogelijk moet u veel hiervan registreren voordat u de belasting berekent, aangezien dit van invloed is op het bedrag aan lonen waarop belastingen worden toegepast.
Bereken belastingen . Gebruik IRS-belastingtabellen om het bedrag aan belastingen te bepalen dat moet worden ingehouden op het brutoloon van werknemers.
Bereken looninhoudingen . Er kunnen een aantal aanvullende inhoudingen zijn om van het netto-inkomen van werknemers af te halen, waaronder inhoudingen voor medische verzekeringen, levensverzekeringen, beslagleggingen en vakbondsrechten. U moet ook de doelbedragen voor deze inhoudingen bijhouden, zodat u stopt met aftrekken zodra de doeltotalen zijn bereikt.
Trek handmatige betalingen af . Als er al handmatige betalingen aan werknemers zijn gedaan, zoals voorschotten, trek deze bedragen dan in mindering op het resterende nettoloon.
Maak een salarisregister aan . Vat de loon- en inhoudingsgegevens voor elke werknemer samen in een loonlijst, die u vervolgens kunt samenvatten om ook een journaalboeking te maken om de loonlijst vast te leggen. Dit document wordt automatisch aangemaakt door alle salarissoftwarepakketten.
Loonstrookjes afdrukken . Druk de loonstrookjes van werknemers af met behulp van de gegevens in het loonregister. Normaal gesproken specificeert u het brutoloon, de inhoudingen en het nettoloon in een overmakingsadvies dat bij het salaris hoort.
Betaal via directe storting . Breng uw directe-stortingsverwerker op de hoogte van het bedrag van eventuele directe stortingsbetalingen en geef overmakingsadviezen aan werknemers voor deze betalingen.
Uitgifte van loonstrookjes . Laat een betaalmeester salarisstrookjes uitdelen aan werknemers, waarbij identificatie van werknemers vereist is als er een groot aantal werknemers is.
Borg ingehouden belastingen . Stort alle ingehouden loonheffingen en werkgeversbelastingen bij een bank die bevoegd is om deze transacties af te handelen.
Salarisboekingen
De primaire journaalboeking voor salarisadministratie is de post op samenvattingsniveau die wordt samengesteld uit het salarisregister en die wordt geregistreerd in het salarisjournaal of het grootboek. Deze post omvat meestal afschrijvingen voor de directe arbeidskosten, salarissen en het deel van de loonheffingen van het bedrijf. Er zal ook worden bijgeschreven op een aantal rekeningen, elk met een specificatie van de aansprakelijkheid voor loonheffingen die niet zijn betaald, evenals voor het bedrag aan contanten dat al aan werknemers is betaald voor hun nettoloon. De basisboeking (ervan uitgaande dat de afschrijvingen niet verder worden uitgesplitst per afdeling) is:
