De online aankoopcatalogus

Wanneer een medewerker iets wil kopen, is de traditionele aanpak om een ​​aanvraagformulier tot bestellen in te vullen en dit naar de inkoopafdeling te sturen. Het inkooppersoneel onderzoekt waar het het gevraagde artikel tegen de laagste prijs kan krijgen en geeft vervolgens een inkooporder af aan de geselecteerde klant. Zodra de leverancier de goederen heeft afgeleverd en een factuur heeft afgegeven, moet het crediteurenpersoneel van het bedrijf de factuur matchen met de initiërende bestelling en het bewijs van ontvangst, en vervolgens een betaling uitvoeren. Dit proces is buitengewoon omslachtig en kan worden vermeden door het gebruik van een elektronische aankoopcatalogus.

Wanneer medewerkers toegang krijgen tot een online inkoopcatalogus, kunnen ze een gestandaardiseerde lijst met producten bekijken die vooraf door het inkooppersoneel zijn beoordeeld en goedgekeurd, en kunnen ze via het systeem bestellingen plaatsen. Het systeem creëert vervolgens een elektronische inkooporder en stuurt deze door naar de aangegeven leverancier, samen met een vooraf goedgekeurde algemene aankoopautorisatie. Zodra de leverancier de gevraagde goederen naar het bedrijf heeft gestuurd, roept het ontvangende personeel de bestelling op op een werkstation en controleert het bestelde artikel als vervuld. Het systeem markeert vervolgens het crediteurenpersoneel om de leverancier te betalen.

Door gebruik te maken van een online inkoopcatalogus worden de volgende voordelen gerealiseerd:

• Papierwerk . Alle documenten die intern worden gebruikt om aankopen aan te vragen, te bestellen en te betalen, worden geëlimineerd.
• Geconcentreerde aankopen . De meeste aankopen worden doorgesluisd naar een klein aantal vooraf geselecteerde leveranciers, wat betekent dat het bedrijf mogelijk in aanmerking komt voor volumekortingen.

Er kan echter enige systeemprogrammering nodig zijn om onlineaankopen tot stand te brengen, en algemene inkooporders moeten van tevoren worden ingesteld, waardoor dit een minder kosteneffectieve oplossing is voor kleinere bedrijven. Het werkt ook het beste voor incidentele aankopen, in plaats van voor de aankoop van grondstoffen, waarvoor wellicht een meer gedetailleerd materiaalbeheersysteem nodig is.