Controleer betalingen per fax

Het kan buitengewoon moeilijk zijn om een ​​betaling per cheque van een klant te ontvangen, vooral als de verkoper een onmiddellijke levering wil die de klant een nachtelijke leveringstoeslag zal kosten. Een alternatief is om de klant een gescande afbeelding van een ingevulde en ondertekende cheque naar de verkoper te laten faxen of e-mailen, en vervolgens deze stappen te volgen:

• Schaf software voor het afdrukken van cheques aan, die bij veel bedrijven verkrijgbaar is (zoek op "check by fax software" op een internetzoekmachine).
• Voer de informatie van de cheque in de software in.
• Druk de cheque af met chequebeveiligingspapier, dat verkrijgbaar is bij een plaatselijke kantoorwinkel. Gebruik standaard printerinkt, niet de speciale magnetische inktkarakterherkenning (MICR) -inkt die door banken wordt gebruikt. De software voor het afdrukken van cheques zal de volgende tekst bevatten in plaats van de handtekeningregel:

HANDTEKENING NIET VEREIST

Begunstigde om u te vrijwaren voor de betaling van dit document

Het ontbreken van goedkeuring wordt gegarandeerd door de bank van de begunstigde.

• Stort de cheque bij de bank van het bedrijf. Dit kan handmatige verwerking door een bankmedewerker vereisen, aangezien de chequescanners van de bank geen MICR-codering op de cheque detecteren.
• Bewaar een kopie van de gefaxte of per e-mail verzonden cheque als bewijs dat de klant de betaling heeft geautoriseerd.

Een alternatief is om de vereiste informatie voor een cheque-betaling telefonisch te verkrijgen, maar dit levert geen bewijs op dat de klant ermee heeft ingestemd om de betaling uit te voeren. Ook is het gemakkelijker om een ​​fout te maken bij het opschrijven van informatie die via de telefoon is verkregen. Daarom wordt deze benadering niet aanbevolen.

Nog een andere optie is om de klant een formulier te sturen om in te vullen dat alle informatie bevat die normaal op een cheque staat, evenals een autoriserende handtekeningregel. Dit moet vergezeld gaan van een ongeldige cheque, zodat de verkoper een chequenummer kan vermelden.

Het eindresultaat van dit proces is de volledige eliminatie van mail float uit het verzamelproces. Deze aanpak is tijdrovend, maar kost niets voor de klant, die het misschien een aantrekkelijk alternatief vindt in vergelijking met betalen voor een nachtelijke levering.

Als u ervoor kiest om deze aanpak te gebruiken om geld in te zamelen, zorg er dan voor dat u de genomen stappen volledig documenteert, evenals de autorisatie die door de klant is gegeven, zodat u bewijs bij de hand heeft als de klant ooit de betaling betwist.