Grootboeksjabloon
Een grootboek is een bestand dat bestaat uit de rekeningen die worden gebruikt om de zakelijke transacties van een organisatie te registreren. Het grootboek heeft een specifiek gedefinieerde sjabloon, die wordt gebruikt om de talloze transacties die in het bestand kunnen worden opgeslagen, te organiseren. Het sjabloon kan enigszins verschillen per boekhoudsoftwarepakket, maar bevat meestal de volgende velden:
Rekeningnummer . Dit is de primaire aanduiding voor een account. Er zijn een aantal mogelijke configuraties voor rekeningnummers, zoals twee cijfers voor een bedrijfscode, twee cijfers voor een afdelingscode binnen elk bedrijf, en nog drie cijfers voor een specifiek activum, passief, eigen vermogen, inkomsten of uitgavenpost binnen elk bedrijf. afdeling.
Account naam . Dit is de naam van elk account. Het wordt normaal gesproken in een apart bestand opgesteld en verschijnt automatisch in het grootboek wanneer een rekeningnummer wordt ingevoerd.
Debet . Dit is het veld waarin het debetgedeelte van een boeking wordt gemaakt.
Krediet . Dit is het veld waarin het creditgedeelte van een boeking wordt gemaakt.
Transactienummer . Bij elke transactie wordt een transactienummer ingevoerd, eventueel ook met een identifier die het soort activiteit beschrijft dat wordt geregistreerd. Een transactienummer van een journaalboeking kan bijvoorbeeld worden voorafgegaan door "JE", terwijl een ontvangstbewijs dat via het systeem voor contante ontvangsten is ingevoerd, kan worden voorafgegaan door "CR".
Totalen . Onderaan elk rekeningdetail staat een rij met totalen, met het debet- en credit-totaal op de grootboekdatum. Er kan ook een berekend lopend totaal staan rechts van de andere grootboekvelden, met het saldo van de eindrekening per transactie.
In de meeste grootboeken is ook het invoeren van begrotingsinformatie mogelijk. Deze informatie kan in een apart bestand worden opgeslagen en verschijnt alleen in de financiële overzichten als de overzichten een budget versus feitelijk formaat gebruiken.
