De virtuele afsluiting
Een virtuele afsluiting omvat het gebruik van volledig geïntegreerde bedrijfsbrede boekhoudsystemen om op elk moment en op verzoek financiële overzichten op te stellen. Deze aanpak vereist niet alleen enterprise resource planning (ERP) -systemen, maar ook veel inspanning om ervoor te zorgen dat de onderliggende informatie correct is. De benodigde investering is zo groot dat je bij kleinere bedrijven zelden een virtuele afsluiting ziet. De virtuele afsluiting vereist bijzondere aandacht voor de volgende gebieden:
- Gecentraliseerde boekhouding . Het is bijna onmogelijk om een virtuele afsluiting te realiseren zonder veel boekhoudkundige centralisatie in combinatie met ERP-software. Omgekeerd betekent dit dat u geen boekhoudkundige bewerkingen verspreid over het bedrijf kunt hebben die op verschillende boekhoudsoftware werken.
- Gestandaardiseerde boekhouding . Zakelijke transacties moeten overal op dezelfde manier worden gedefinieerd en behandeld. Anders moet het boekhoudkundig personeel tijd besteden aan het onderzoeken van transactie-onregelmatigheden die door de verschillende dochterondernemingen worden gemeld.
- Foutopsporing . Eventuele gevonden fouten moeten worden opgespoord en de onderliggende oorzaken moeten worden weggenomen. Anders zijn er te veel problemen met de virtuele afsluitende financiële overzichten om er veel op te vertrouwen.
De resultaten van een virtuele afsluiting zijn mogelijk niet helemaal nauwkeurig, aangezien sommige kostenverhogingen, kostentoewijzingen en reserves moeilijk te automatiseren zijn.
Een virtuele sluiting verschilt van een zachte sluiting doordat de zachte sluiting een beperkt aantal sluitingsstappen vereist; en vanwege die sluitingsstappen wordt de soft close meestal pas aan het einde van de maand gebruikt. Aangezien een virtuele afsluiting in wezen geautomatiseerd is, zijn er geen afsluitingsstappen, waardoor u financiële overzichten voor eender welke periode kunt uitvoeren; dus dagelijkse financiële overzichten zijn mogelijk.
De kosten en inspanningen op lange termijn die nodig zijn om een virtuele sluiting tot stand te brengen, zijn geen goede investering in langzamere bedrijfstakken waar weinig nieuwe concurrentie is en de productcycli lang zijn. Deze kosten kunnen echter de moeite waard zijn in de omgekeerde situatie, waar de zakelijke omgeving met grote snelheid verandert en het management dagelijkse financiële overzichten kan gebruiken om doorlopende koerscorrecties aan te brengen in de algemene richting van het bedrijf. Maar zelfs in het laatste geval is een virtuele afsluiting alleen de moeite waard als het management de informatie daadwerkelijk gaat gebruiken om tijdig beslissingen te nemen; is dat niet het geval, dan is een meer traditioneel sluitingsproces wellicht een betere en goedkopere oplossing.
