Soorten inventarisfouten
Voorraadfouten kunnen ertoe leiden dat het eindvoorraadsaldo onjuist is, wat op zijn beurt de kosten van verkochte goederen en winst beïnvloedt. Gezien de ernstige impact van inventarisatiefouten op de financiële overzichten, moet men zich bewust zijn van de soorten fouten die kunnen optreden in een inventarisatiesysteem. Hier zijn enkele van de meest voorkomende fouten om op te letten:
Onjuist aantal eenheden . Misschien wel de meest voor de hand liggende fout, dit is wanneer de fysieke telling van de voorraad onjuist is, wat resulteert in een te hoge of lage voorraadhoeveelheid die vervolgens wordt vertaald in een waarderingsfout wanneer u deze vermenigvuldigt met de kosten per eenheid.
Onjuiste maateenheid . Dit is wanneer u een bepaalde hoeveelheid telt en deze in de boekhouding invoert, maar de aangegeven maateenheid in het artikelstambestand voor dat artikel verschilt van wat u had aangenomen. U telt dus misschien in individuele eenheidshoeveelheden, maar de maateenheid in de computer is ingesteld op tientallen, dus uw hoeveelheid is nu een factor twaalf onjuist. Andere variaties zijn het gebruik van inches in plaats van centimeters, of ounces in plaats van ponden.
Onjuiste standaardkosten . In een standaardcalculatiesysteem slaat u de standaardkosten van een artikel op in het artikelstambestand. Als niemand dit aantal aanpast aan de werkelijke kosten, wordt de voorraad gewaardeerd tegen kosten die niet overeenkomen met de werkelijke kosten.
Onjuiste voorraadlagen . Als u een systeem voor voorraadkostenlagen gebruikt, zoals FIFO of LIFO, moet het systeem kosten toewijzen aan een artikel op basis van de voorraadlaag waarin het zich bevindt. Systeemfouten zijn hier mogelijk. Als u dit handmatig doet, kunt u uitgaan van een groot deel van de operatorfouten.
Onjuist onderdeelnummer . U mag aannemen dat iets dat u aan het tellen bent een bepaald onderdeelnummer heeft, en u zult de inventarisatietelling aan dat onderdeelnummer in het computersysteem toewijzen. Maar wat als het echt een ander onderdeelnummer heeft? Dan maakte u zojuist de dubbele fout door de juiste telling aan het verkeerde onderdeel op te leggen en helemaal geen telling aan het juiste onderdeelnummer toe te kennen.
Fout bij afstelling cyclustelling . Een cyclusteller kan een fout in een inventarisatie vinden en een correctie aanbrengen in de boekhoudkundige gegevens om deze te herstellen. Dit is een probleem als er al een item is dat nog niet naar het systeem is gepost, waardoor de "fout" al gecorrigeerd zou zijn. Deze transactionele vertraging kan grote problemen veroorzaken wanneer er een actief cyclustellingssysteem is.
Voorraad die eigendom is van de klant . Mogelijk hebben klanten een deel van hun voorraad op uw locatie, dus u kunt deze per abuis tellen alsof het uw eigen voorraad is.
Consignatievoorraad . Mogelijk hebt u voorraad in consignatie bij winkeliers en vergeet u deze te tellen.
Onjuiste afsluiting . De voorraad kan tijdens een fysieke telling bij het ontvangende dok aankomen, dus u neemt deze op in de telling. Het probleem is dat de bijbehorende leveranciersfactuur mogelijk nog niet bij de boekhoudafdeling is aangekomen, dus u hebt zojuist een voorraad geregistreerd waarvoor geen kosten zijn verbonden.
Overdracht van onbalans . Het voorraadsysteem kan zo zijn ingesteld dat u de voorraadhoeveelheid op de ene afdeling moet verminderen en de voorraadhoeveelheid op een andere afdeling afzonderlijk moet verhogen wanneer u voorraad binnen het bedrijf overdraagt. Als je het een doet, maar het ander niet, dan heb je hetzelfde voorraadartikel op twee plaatsen tegelijk gerapporteerd, of het bevindt zich nergens.
Incorrecte schrootverlichting door terugspoelen . Backflushing is waar u de saldi in voorraadrecords verlaagt op basis van het aantal geproduceerde eenheden gereed product. Het is gebaseerd op de aanname dat de standaardhoeveelheden van componenten die in de stuklijst worden vermeld, correct zijn; Als schroot en bederf echter verschillend zijn, worden onjuiste eenheidshoeveelheden uit de voorraadadministratie verwijderd. U hebt een uitstekend systeem voor schrootrapportage nodig om dit probleem te verhelpen.
Als een inventarisatiefout heeft geleid tot een toename van het geregistreerde bedrag van de eindvoorraad, betekent dit dat de kosten van verkochte goederen te laag zijn opgegeven, zodat de winst te hoog is opgegeven. Omgekeerd, als een inventarisatiefout heeft geleid tot een afname van het geregistreerde bedrag van de eindvoorraad, betekent dit dat de kosten van verkochte goederen te hoog zijn opgegeven, zodat de winsten te laag zijn.
