Activering van kosten voor softwareontwikkeling
Softwarekapitalisatie betreft de erkenning van intern ontwikkelde software als vaste activa. Software wordt geacht voor intern gebruik te zijn wanneer deze uitsluitend is aangeschaft of ontwikkeld voor de interne behoeften van een bedrijf. Voorbeelden van situaties waarin software wordt geacht te zijn ontwikkeld voor intern gebruik zijn:
Boekhoudsystemen
Systemen voor het volgen van contant geldbeheer
Systemen voor het volgen van lidmaatschap
Productie automatiseringssystemen
Verder kan er redelijkerwijs geen plan zijn om de software buiten het bedrijf op de markt te brengen. Een markt haalbaarheidsstudie wordt niet als een redelijkerwijs mogelijk marketingplan beschouwd. Een geschiedenis van verkoop van software die aanvankelijk voor intern gebruik was ontwikkeld, schept echter een redelijke aanname dat het nieuwste product voor intern gebruik ook buiten het bedrijf voor verkoop op de markt zal worden gebracht.
Boekhoudregels voor softwarekapitalisatie
De boekhouding voor software voor intern gebruik varieert, afhankelijk van het stadium van voltooiing van het project. De relevante boekhouding is:
Fase 1: Voorlopig . Alle kosten die tijdens het voortraject van een ontwikkelingsproject worden gemaakt, dienen op het moment dat ze worden gemaakt ten laste van de kosten te worden gebracht. Deze fase omvat het nemen van beslissingen over de toewijzing van middelen, het bepalen van prestatie-eisen, het houden van demonstraties van leveranciers, het evalueren van technologie en het selecteren van leveranciers.
Fase 2: Applicatieontwikkeling . Activeer de kosten die worden gemaakt om software voor intern gebruik te ontwikkelen, waaronder codering, hardware-installatie en testen. Alle kosten die verband houden met dataconversie, gebruikerstraining, administratie en overhead, dienen op het moment dat ze worden gemaakt in rekening te worden gebracht. Alleen de volgende kosten kunnen worden geactiveerd:
Materialen en diensten die worden verbruikt bij de ontwikkeling, zoals ontwikkelingskosten van derden, aanschafkosten van software en reiskosten in verband met ontwikkelingswerk.
De loonkosten van die medewerkers die rechtstreeks verband houden met softwareontwikkeling.
Activering van rentekosten die zijn gemaakt om het project te financieren.
Fase 3. Post-implementatie . Breng alle kosten na de implementatie in rekening op het moment dat ze worden gemaakt. Voorbeelden van deze kosten zijn opleidings- en onderhoudskosten.
Elke toegestane activering van kosten moet beginnen nadat de voorbereidende fase is voltooid, het management verbindt zich ertoe het project te financieren, het is waarschijnlijk dat het project zal worden voltooid en de software zal worden gebruikt voor de beoogde functie.
De activering van kosten zou moeten eindigen wanneer alle substantiële tests zijn voltooid. Als het niet langer waarschijnlijk is dat een project zal worden voltooid, stop dan met het activeren van de daaraan verbonden kosten en voer een toetsing op bijzondere waardevermindering uit op de reeds geactiveerde kosten. De kostprijs waartegen het actief dan moet worden geboekt, is de laagste van de boekwaarde of de reële waarde (minus verkoopkosten). Tenzij het tegendeel wordt bewezen, is de gebruikelijke aanname dat niet-voltooide software geen reële waarde heeft.
