De openbaarmakingscommissie

Een openbaarmakingscommissie is een groep die belast is met het beoordelen van alle voorgestelde openbaarmakingen voordat ze worden vrijgegeven. Deze commissie is nodig voor een beursgenoteerd bedrijf. Een beursgenoteerd bedrijf is onderworpen aan zeer specifieke rapportagevereisten door de Securities and Exchange Commission (SEC), en moet daarom bijzondere aandacht besteden aan alle informatie die aan het publiek wordt verstrekt, of dit nu gebeurt via persberichten, rapporten ingediend bij de SEC, toespraken, webpagina's of andere vormen van communicatie.

Leden van de commissie zijn meestal afkomstig uit die gebieden van een bedrijf die doorgaans bekendmakingen genereren, en omvatten ook specialisten met kennis over de toegestane vorm en inhoud van bekendmakingen. De volgende personen kunnen lid zijn van de commissie:

• Financieel directeur
• Controller
• Rechtsbijstand
• Algemeen directeur
• Investor relations officer

Commissieleden moeten informatie over openbaarmakingskwesties delen en worden geïnformeerd over de soorten situaties die formele openbaarmaking vereisen. Ze dienen ook vooraf geïnformeerd te worden over de informatie die momenteel in de financiële overzichten wordt opgenomen. Met een dergelijke commissie is de kans groter dat een bedrijf uitgebreide openbaarmakingen publiceert, en ook routinematig de openbaarmakingen actualiseert die het al aan het publiek rapporteert.

Als er geen openbaarmakingscommissie is, is de kans groter dat onjuiste informatie wordt vrijgegeven of dat informatie wordt vrijgegeven die niet voldoet aan de SEC-rapportagerichtlijnen.

De behoefte aan een openbaarmakingscommissie is geen bijzonder grote zorg in een kleiner bedrijf, waar er zoveel informele communicatie is dat openbaarmakingskwesties gemakkelijk kunnen worden gelokaliseerd en gerapporteerd. De situatie kan veel erger zijn in een grotere organisatie, waar medewerkers zo verspreid zijn dat informele communicatiesystemen niet werkbaar zijn.