Drie-weg matching
Three-way matching is een betaalverificatietechniek om ervoor te zorgen dat een leveranciersfactuur geldig is. Wanneer de crediteurenafdeling een factuur van een leverancier ontvangt, komt deze overeen met de volgende informatie:
De gegevens op de leveranciersfactuur vormen een kopie van de bijbehorende inkooporder die door de afdeling inkoop is doorgestuurd. De inkooporder vermeldt de hoeveelheid en de prijs waartegen het bedrijf ermee instemt de goederen of diensten te kopen die op de factuur van de leverancier staan vermeld.
De leveranciersfactuur voor het ontvangen van documentatie wordt door de ontvangende afdeling naar de boekhoudafdeling gestuurd om ervoor te zorgen dat de goederen zijn ontvangen, dat ze in de juiste hoeveelheid zijn en dat ze in goede staat zijn.
Het concept "three-way match" verwijst dus naar het matchen van drie documenten - de factuur, de inkooporder en het ontvangende rapport - om ervoor te zorgen dat er betaald moet worden. De procedure wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde aankopen worden vergoed, waardoor verliezen door fraude en onzorgvuldigheid worden voorkomen.
Als uit deze drie-weg match blijkt dat de leveranciersfactuur in orde is, dan verwerkt het crediteurenpersoneel de factuur voor betaling. Als dit niet het geval is, neemt het personeel contact op met de leverancier over eventuele gevonden problemen, die kunnen resulteren in de uitgifte van een herziene factuur of misschien een creditnota door de leverancier.
Het drieweg-matchconcept kent wel problemen. Het is erg arbeidsintensief en het kan moeilijk zijn om de vereiste informatie te verzamelen, wat kan resulteren in vertraagde betalingen terwijl het crediteurenpersoneel zoekt naar ontbrekende informatie. Vertragingen kunnen leveranciers ergeren en ook voorkomen dat een bedrijf kortingen voor vroegtijdige betaling neemt. U kunt driezijdige afstemming efficiënter maken door:
Exclusief kleine en terugkerende facturen van de matching-eis.
Het crediteurenpersoneel toestaan facturen goed te keuren als de prijzen en eenheden vermeld op de leveranciersfactuur binnen enkele procenten vallen van de bedragen die in de inkooporder zijn vermeld.
Er zijn ook geautomatiseerde three-way matching-oplossingen beschikbaar die het gebruik van volledig geïntegreerde enterprise resource planning-systemen vereisen, maar zelfs deze oplossingen zullen sommige transacties uitschieten waarvoor de geautomatiseerde oplossing faalt, waardoor handmatig onderzoek van discrepanties nodig is. Deze geautomatiseerde systemen zijn zo duur dat ze geen haalbare oplossing zijn voor kleinere bedrijven.
