Kostenvariantie
Een kostenverschil is het verschil tussen de werkelijk gemaakte kosten en het gebudgetteerde of geplande bedrag aan kosten dat gemaakt had moeten worden. Kostenvariaties worden meestal bijgehouden voor onkostenregelitems, maar kunnen ook worden bijgehouden op taak- of projectniveau, zolang er een budget of standaard is waarmee deze kan worden berekend. Deze afwijkingen maken standaard deel uit van veel managementrapportagesystemen. Sommige kostenvariaties worden geformaliseerd in standaardberekeningen. Hieronder volgen voorbeelden van afwijkingen die verband houden met specifieke soorten kosten:
Directe afwijking van materiaalprijs
Vaste variantie in overheadkosten
Variantie in arbeidstarief
Afwijking van de aankoopprijs
Variabel verschil in overheadkosten
Er is een ongunstige afwijking wanneer de werkelijk gemaakte kosten hoger zijn dan het gebudgetteerde bedrag. Er is een gunstig verschil wanneer de werkelijk gemaakte kosten lager zijn dan het begrote bedrag. Of een afwijking positief of negatief uitpakt, is mede te danken aan de zorgvuldigheid waarmee het oorspronkelijke budget is samengesteld. Als er geen redelijke basis is voor de gebudgetteerde kosten, kan de resulterende afwijking vanuit managementperspectief irrelevant zijn.
Kostenvariaties worden meestal bijgehouden, onderzocht en gerapporteerd door een kostenaccountant. Deze persoon bepaalt de reden waarom een variantie is opgetreden en rapporteert de resultaten aan het management, mogelijk samen met een aanbeveling voor het wijzigen van operaties om de omvang van de variantie (indien ongunstig) in de toekomst te verkleinen.
Het is niet altijd zinvol om het beheer te begraven met een analyse van elke mogelijke kostenvariantie. In plaats daarvan moet de kostenaccountant bepalen welke varianties groot genoeg zijn om hun aandacht te verdienen, of dat er maatregelen moeten worden genomen om de situatie te verbeteren. Een kostenafwijkingsrapport mag dus maar een paar items per maand bevatten, bij voorkeur met aanbevolen acties die moeten worden ondernomen.
Niet alle ongunstige varianties zijn slecht. Meer geld uitgeven in het ene gebied kan ergens anders een gunstige afwijking creëren. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om twee keer zoveel uit te geven aan preventief onderhoud om veel hogere totale kosten te vermijden die gepaard gaan met het vaker vervangen van vaste activa. Daarom is het soms beter om kostenafwijkingen te bekijken op het niveau van een hele afdeling, faciliteit of productlijn, in plaats van op een meer gedetailleerd niveau. Dit hogere niveau van analyse geeft managers de ruimte om middelen toe te wijzen op een manier die is ontworpen om de totale winst te verbeteren.
