Het verschil tussen een dagboek en een grootboek

In dagboeken en grootboeken worden zakelijke transacties geregistreerd in een boekhoudsysteem. In wezen wordt informatie op detailniveau voor individuele transacties opgeslagen in een van de verschillende mogelijke tijdschriften, terwijl de informatie in de dagboeken vervolgens wordt samengevat en overgebracht (of geboekt) naar een grootboek. Het boekingsproces kan vrij vaak plaatsvinden, of kan zo zeldzaam zijn als het einde van elke rapportageperiode. De informatie in het grootboek is het hoogste niveau van informatie-aggregatie, waaruit proefbalansen en financiële overzichten worden geproduceerd.

Doorgaans zal een gebruiker van financiële informatie de informatie op samenvattingsniveau die in een grootboek is opgeslagen, bekijken, mogelijk met behulp van ratio-analyse of trendanalyse, om afwijkingen te lokaliseren die verder onderzoek vereisen. Ze verwijzen vervolgens naar de onderliggende tijdschriftinformatie om toegang te krijgen tot de details van waaruit de informatie in het grootboek bestaat (wat kan resulteren in een nog gedetailleerder onderzoek van ondersteunende documenten). Zo kan informatie worden opgerold van tijdschriften naar grootboeken om financiële overzichten op te stellen, en weer teruggedraaid om individuele transacties te onderzoeken.

Er kunnen verschillende tijdschriften zijn, die meestal allemaal te maken hebben met gebieden met grote volumes, zoals inkooptransacties, kassabonnen of verkooptransacties. Minder frequente transacties, zoals afschrijvingsboekingen, worden doorgaans geclusterd in het dagboek.

Informatie wordt in tijdschriften in chronologische volgorde per individuele transactie geregistreerd, waardoor het gemakkelijker wordt om informatie te sorteren en de specifieke items te vinden die gebruikers nodig hebben. Informatie wordt geregistreerd in een grootboek in een aantal rekeningen, die doorgaans in de volgende volgorde worden gesorteerd:

  • Activarekeningen

  • Aansprakelijkheidsrekeningen

  • Equity-rekeningen

  • Opbrengstenrekeningen

  • Kostenrekeningen

In een geautomatiseerd boekhoudsysteem worden de begrippen tijdschriften en grootboeken misschien niet eens gebruikt. In een kleinere organisatie kunnen gebruikers denken dat al hun zakelijke transacties worden geregistreerd in het grootboek, zonder opslag van informatie in een dagboek. Bedrijven met een enorm transactievolume kunnen nog steeds systemen gebruiken die de scheiding van informatie in tijdschriften vereisen. De concepten zijn dus enigszins vertroebeld in een geautomatiseerde omgeving, maar zijn nog steeds waar in een handmatige boekhoudomgeving.

Verwante Artikelen