Uitgavencyclus
De uitgavencyclus is de reeks activiteiten die verband houden met het verwerven van en betalen voor goederen en diensten. Deze activiteiten omvatten het bepalen van wat er moet worden ingekocht, inkoopactiviteiten, de ontvangst van goederen en betalingen aan leveranciers. Een groot deel van de input voor de uitgavencyclus komt uit de verkoopcyclus, waar inkoopvereisten worden bepaald door het volume en het type klantorders.
De uitgavencyclus bestaat uit verschillende afzonderlijke componenten, waaronder het aanvragen van goederen en diensten, leveranciersselectie, het bestellen van goederen en diensten, de ontvangst ervan en de daaropvolgende betaling ervan. De volledige uitgavencyclus omvat de volgende activiteiten:
Bepaal welke goederen en diensten besteld moeten worden. De meeste te bestellen goederen zijn nodig tijdens het productieproces. Om dit te doen, berekent het systeem de componenten die voor de geplande productie aanwezig moeten zijn en trekt het voorhanden en niet-toegewezen grondstoffen af om te komen tot de bedragen die moeten worden verworven. Als alternatief, als goederen of diensten nodig zijn voor een verkoop- of administratieve functie, vult de gebruiker een aanvraagformulier in waarin zijn vereisten zijn vermeld en stuurt dit door naar de inkoopafdeling.
Wanneer goederen worden ingekocht voor doorlopende productie, zal het systeem het inkooppersoneel een voorlopige inkooporder aanbieden, waarbij de voorkeursleverancier wordt gebruikt die is vermeld in het voorraadstambestand voor elk te kopen artikel. Het inkooppersoneel beoordeelt en keurt deze bestellingen goed, die vervolgens elektronisch rechtstreeks naar leveranciers worden verzonden of naar hen worden afgedrukt en per post worden verzonden.
Wanneer niet-standaard goederen en diensten worden aangevraagd, onderzoekt het inkooppersoneel mogelijke leveranciers, selecteert de beste en geeft ze een inkooporder.
Wanneer goederen worden ontvangen, opent de ontvangende afdeling openstaande inkooporders in het systeem en voert de ontvangen hoeveelheden in.
Wanneer leveranciersfacturen worden ontvangen, worden deze door het crediteurenpersoneel in het systeem aangemeld. Het systeem vergelijkt deze facturen vervolgens met de autoriserende inkooporders en het ontvangen van informatie om te bepalen of de facturen kunnen worden betaald. In dit stadium kan er een aanzienlijke hoeveelheid handmatige afstemming zijn. Het resultaat is een set facturen die zijn goedgekeurd voor betaling.
Het systeem plant betalingen aan leveranciers op basis van de vooraf bepaalde betalingscondities bij elke leverancier. Wanneer een geplande betalingsdatum aanbreekt, verwerkt het systeem een reeks betalingen, die ofwel in de vorm van elektronische overboekingen of cheques zijn.
