bankreconciliatie

Overzicht bankafstemming

Een bankafstemming is het proces waarbij de saldi in de boekhouding van een entiteit voor een geldrekening worden afgestemd op de overeenkomstige informatie op een bankafschrift. Het doel van dit proces is om de verschillen tussen de twee vast te stellen en om waar nodig wijzigingen in de boekhouding te boeken. De informatie op het bankafschrift is het overzicht van de bank van alle transacties die de afgelopen maand van invloed zijn geweest op de bankrekening van de entiteit.

Een bankafstemming moet met regelmatige tussenpozen worden uitgevoerd voor alle bankrekeningen, om ervoor te zorgen dat de kasadministratie van een bedrijf correct is. Anders kan het zijn dat de kassaldi veel lager zijn dan verwacht, wat resulteert in onbetaalde cheques of rekening-courantkredieten. Een bankreconciliatie zal sommige soorten fraude ook achteraf detecteren; deze informatie kan worden gebruikt om betere controles op de ontvangst en betaling van contanten te ontwerpen.

Als er zo weinig activiteit op een bankrekening is dat er echt geen behoefte is aan een periodieke bankafstemming, moet u zich afvragen waarom de rekening überhaupt bestaat. Het is misschien beter om de rekening te beëindigen en eventueel resterend geld naar een actievere rekening te storten. Hierdoor kan het gemakkelijker zijn om de resterende middelen te beleggen en om de status van de investering te volgen.

Voer minimaal een bankafstemming uit kort na het einde van elke maand, wanneer de bank het bedrijf een bankafschrift stuurt met het kassaldo van de bank, de transacties gedurende de maand en het kassaldo op het einde. Het is zelfs nog beter om elke dag een bankafstemming uit te voeren, op basis van de maandelijkse gegevens van de bank, die op de website van de bank toegankelijk moeten zijn. Door elke dag een bankafstemming uit te voeren, kunt u problemen onmiddellijk opsporen en corrigeren. In het bijzonder zal een dagelijkse afstemming eventuele ACH-afschrijvingen van de rekening markeren die u niet hebt geautoriseerd; u kunt vervolgens een debetblokkering op de rekening installeren om te voorkomen dat deze ACH-afschrijvingen worden gebruikt om zonder uw toestemming geld van de rekening op te nemen.

Het is uiterst onwaarschijnlijk dat het eindsaldo van een bedrijf en het kassaldo van de bank identiek zijn, aangezien er waarschijnlijk altijd meerdere betalingen en stortingen onderweg zijn, evenals bankkosten (voor het accepteren van cheques, het opnemen van stortingen, enzovoort). vooruit), boetes (meestal voor rekening-courantkredieten) en onvoldoende stortingen die het bedrijf nog niet heeft geregistreerd.

De essentiële processtroom voor een bankafstemming is om te beginnen met het kassaldo van de bank, daar eventuele stortingen van het bedrijf naar de bank aan toe te voegen, eventuele cheques af te trekken die de bank nog niet hebben vereffend, en andere artikelen. Ga vervolgens naar het kassaldo van het bedrijf en trek daar eventuele bankkosten, NSF-cheques en boetes van af, en voeg de eventueel verdiende rente toe. Aan het einde van dit proces moet het aangepaste banksaldo gelijk zijn aan het gecorrigeerde kassaldo van het bedrijf.

Terminologie voor bankafstemming

De belangrijkste termen om op te letten bij het omgaan met een bankafstemming zijn:

  • Storten tijdens het transport . Contanten en / of cheques die zijn ontvangen en geregistreerd door een entiteit, maar die nog niet zijn opgenomen in de administratie van de bank waar de entiteit de gelden deponeert. Als dit aan het einde van de maand gebeurt, verschijnt de aanbetaling niet op het bankafschrift en wordt het een afstemmingspost in de bankafstemming. Een deposito in transit vindt plaats wanneer een deposito te laat bij de bank aankomt om die dag te worden geregistreerd, of als de entiteit het deposito naar de bank mailt (in welk geval een post-float van meerdere dagen een vertraging kan veroorzaken), of de entiteit heeft de aanbetaling nog helemaal niet naar de bank gestuurd.

  • Uitstekende cheque . Een chequebetaling die is geregistreerd door de uitgevende entiteit, maar die de bankrekening nog niet heeft vereffend als aftrek van contanten. Als het de bank aan het einde van de maand nog niet heeft verrekend, wordt het niet weergegeven op het bankafschrift aan het einde van de maand, en dat geldt ook voor een aansluitpost in de bankafstemming aan het einde van de maand.

  • NSF-controle . Een cheque die niet is gehonoreerd door de bank van de entiteit die de cheque uitgeeft, omdat de bankrekening van de entiteit onvoldoende middelen bevat. NSF is een afkorting voor 'onvoldoende geld'. De entiteit die een NSF-cheque probeert te innen, kan door haar bank verwerkingskosten in rekening worden gebracht. De entiteit die een NSF-cheque uitgeeft, zal zeker een vergoeding in rekening worden gebracht door haar bank.

Bankafstemmingsprocedure

Bij de volgende bankafstemmingsprocedure wordt ervan uitgegaan dat u de bankafstemming creëert in een boekhoudsoftwarepakket, wat het afstemmingsproces eenvoudiger maakt:

  1. Ga naar de softwaremodule voor bankafstemming. Er verschijnt een lijst met niet-verrekende cheques en niet-verrekende stortingen.

  2. Vink in de bankafstemmingsmodule alle cheques af die op het bankafschrift staan ​​vermeld als zijnde verrekend bij de bank.

  3. Vink in de bankafstemmingsmodule alle stortingen af ​​die op het bankafschrift staan ​​vermeld als zijnde verrekend bij de bank.

  4. Voer als onkosten alle bankkosten in die op het bankafschrift staan ​​en die nog niet in de administratie van het bedrijf zijn geregistreerd.

  5. Voer het eindsaldo in op het bankafschrift. Als het boek- en banksaldo overeenkomen, boek dan alle wijzigingen die zijn vastgelegd in de bankafstemming en sluit de module. Als de saldi niet overeenkomen, ga dan verder met het controleren van de bankafstemming voor aanvullende afstemmingsposten. Zoek naar de volgende items:

  • Cheques opgenomen in de bankadministratie tegen een ander bedrag dan in de administratie van het bedrijf.

  • Deposito's die in de bankadministratie worden geregistreerd tegen een ander bedrag dan in de administratie van het bedrijf.

  • Cheques vastgelegd in de bankadministratie die helemaal niet in de administratie van het bedrijf staan.

  • Deposito's in de bankadministratie die helemaal niet in de administratie van het bedrijf staan.

  • Inkomende overschrijvingen waaruit een heffingsbijdrage is gehaald.

Problemen met bankafstemming

Er zijn verschillende problemen die voortdurend optreden als onderdeel van de bankafstemming en waarvan u op de hoogte moet zijn. Zij zijn:

  • Niet-gewiste cheques die nog steeds niet worden gepresenteerd . Er blijft een resterend aantal cheques over die ofwel lange tijd niet ter betaling aan de bank worden aangeboden, ofwel nooit ter betaling worden aangeboden. Op korte termijn zou u ze op dezelfde manier moeten behandelen als andere niet-verrekende cheques - bewaar ze gewoon in de lijst met niet-verrekende cheques in uw boekhoudsoftware, zodat ze een voortdurend afstemmingspunt zijn. Op de lange termijn moet u contact opnemen met de begunstigde om te zien of deze de cheque ooit heeft ontvangen; u zult waarschijnlijk de oude cheque moeten annuleren en een nieuwe moeten uitgeven.

  • Cheques maken de bank leeg nadat ze zijn geannuleerd . Zoals opgemerkt in de vorige speciale uitgave, zult u, als een cheque lange tijd niet is afgehandeld, de oude cheque ongeldig maken en een vervangende cheque uitgeven. Maar wat als de begunstigde vervolgens de originele cheque incasseert? Als u deze bij de bank ongeldig heeft gemaakt, moet de bank de cheque weigeren wanneer deze wordt aangeboden. Als u deze niet bij de bank heeft ongeldig verklaard, moet u de cheque opnemen met een bijschrijving op de geldrekening en een afschrijving om de reden voor de betaling aan te geven (zoals een onkostenrekening, of een verhoging van een geldrekening of een afname van een aansprakelijkheidsrekening). Als de begunstigde de vervangende cheque nog niet heeft geïncasseerd, moet u deze onmiddellijk annuleren bij de bank om dubbele betaling te voorkomen. Anders moet u de terugbetaling van de tweede cheque bij de begunstigde nastreven.

  • Gestorte cheques worden geretourneerd . Er zijn gevallen waarin de bank weigert een cheque te storten, meestal omdat deze is opgenomen op een bankrekening in een ander land. In dit geval moet u de oorspronkelijke boeking met betrekking tot die storting terugdraaien, wat een creditering zal zijn van de geldrekening om het kassaldo te verminderen, met een overeenkomstige afschrijving (verhoging) op de debiteurenrekening.

Een andere mogelijkheid die voor problemen kan zorgen, is dat de data op het bankafschrift zijn gewijzigd, waardoor sommige posten wel of niet zijn opgenomen. Deze situatie mag zich alleen voordoen als iemand van het bedrijf de bank heeft verzocht om de sluitingsdatum van de bankrekening van het bedrijf te wijzigen.

Voorbeeld van bankafstemming

ABC International sluit zijn boeken voor de maand die eindigde op 30 april. De controller van ABC moet een bankafstemming voorbereiden op basis van de volgende kwesties:

  1. Het bankafschrift bevat een eindsaldo van $ 320.000.

  2. Het bankafschrift bevat kosten voor het afdrukken van cheques van $ 200 voor nieuwe cheques die het bedrijf heeft besteld.

  3. Op het bankafschrift staan ​​$ 150 servicekosten voor het gebruik van de bankrekening.

  4. Het bankafschrift wijst een aanbetaling van $ 500 af wegens onvoldoende saldo en brengt het bedrijf een vergoeding van $ 10 in rekening in verband met de afwijzing.

  5. Het bankafschrift bevat rentebaten van $ 30.

  6. ABC heeft $ 80.000 aan cheques uitgegeven die de bank nog niet hebben vrijgegeven.

  7. ABC stortte aan het einde van de maand $ 25.000 aan cheques die niet op tijd waren gestort om op het bankafschrift te verschijnen.

De verwerkingsverantwoordelijke creëert de volgende afstemming:

Verwante Artikelen