Lepfraude
Lappen vindt plaats wanneer een werknemer debiteurenrecords wijzigt om de diefstal van contant geld te verbergen. Dit wordt gedaan door een betaling van de ene klant om te leiden en vervolgens de diefstal te verbergen door contant geld van een andere klant om te leiden om de vordering van de eerste klant te compenseren. Dit type fraude kan voor altijd worden gepleegd, aangezien er voortdurend nieuwere betalingen worden gebruikt om oudere schulden te betalen, zodat geen enkele vordering die bij de fraude betrokken is ooit zo oud lijkt te zijn.
Lappen is het gemakkelijkst wanneer er slechts één medewerker is betrokken bij alle taken voor het verwerken en registreren van contant geld. Deze situatie doet zich meestal voor in een kleiner bedrijf, waar een boekhouder verantwoordelijk kan zijn voor alle boekhoudkundige taken.
Als deze taken over meerdere personen worden verdeeld (ook wel functiescheiding genoemd), kan het lappen alleen plaatsvinden als er twee of meer medewerkers bij betrokken zijn. Lappen vereist doorgaans dat de persoon die betrokken is bij de fraude elke dag betrokken is en dus geen vakantietijd kan opnemen. Het feit dat iemand weigert de vakantietijd op te nemen die hij heeft verdiend, kan dus worden beschouwd als een mogelijke indicator voor het bestaan van lappen.
Het lappen kan worden opgespoord door een periodieke controle van de kasontvangstenrecords, om betalingen te traceren naar openstaande vorderingen. Als er doorlopend bewijs is dat kassabonnen routinematig worden toegepast op de verkeerde klantenrekeningen, dan is de kassamedewerker verbazingwekkend incompetent of is er een actief lepprogramma aan de gang.
Besturingselementen die kunnen worden gebruikt om leppen te voorkomen of te detecteren, zijn onder meer:
Laat iemand anders dan de kassamedewerker afschriften naar klanten sturen. Klanten weten wat ze aan het bedrijf hebben betaald, dus ze moeten ongebruikelijke betalingen kunnen detecteren die aan hun rekeningen worden toegeschreven, of opmerken dat bepaalde betalingen nooit van hun rekeningen zijn afgeschreven.
Neem contact op met klanten en vraag of ze maandelijkse afschriften van het bedrijf hebben ontvangen. Mogelijk heeft de verantwoordelijke partij de verklaringen onderschept en vernietigd voordat ze werden verstuurd.
Controleer regelmatig transacties met contante ontvangsten, zoals hierboven vermeld.
Vereisen dat alle werknemers in het boekhoudgebied al hun vakantietijd opnemen, zonder uitzondering.
Volg de dagen van debiteuren op een trendlijn. Een geleidelijke toename van deze meting kan worden veroorzaakt door leppen.
Houd het gebruik van creditnota's strak in de hand. Een partij die fraude pleegt, kan proberen een einde te maken aan een lep-situatie door een vordering af te schrijven ten belope van de ontbrekende gelden.
Stempel alle cheques met "For Deposit Only", zodat werknemers deze cheques niet op hun eigen rekeningen kunnen storten.
Laat klanten direct betalen aan een lockbox, zodat contant geld niet kan worden onderschept en gestolen door medewerkers.
