Definitie van onkostennota

Een onkostendeclaratie is een formulier dat wordt gebruikt om zakelijke uitgaven bij te houden. Het wordt meestal door werknemers ingevuld om de uitgaven te specificeren waarvoor ze om vergoeding vragen. Ontvangsten worden doorgaans aan het formulier toegevoegd als de gerelateerde uitgaven een bepaald minimumbedrag overschrijden. De werkgever onderzoekt de inzendingen op juistheid en geldigheid en betaalt de werknemers de gevraagde bedragen. De werkgever kan vervolgens de terugbetaalde bedragen boeken als bedrijfskosten, die een rol spelen bij het bedrag van de geboekte boekhoudkundige winst en belastbare winst.

Onkostendeclaraties kunnen ook worden gebruikt om de uitgaven te specificeren die zijn gedaan ten opzichte van een eerste voorschot van een werknemer. Dan registreert de werkgever de ingediende bedragen als bedrijfskosten, maar er is geen vergoeding; in plaats daarvan trekt de werkgever de uitgaven af ​​van het bedrag van het voorschot van de werknemer.

Een onkostendeclaratie kan een aantal bedrijfsspecifieke informatievelden bevatten, maar vereist doorgaans ten minste de volgende kerninformatie:

• Datum waarop een uitgave is gedaan (komt overeen met de datum op de bijbehorende bon)

• De aard van de kosten (zoals vliegtickets, maaltijden of parkeergelden)

• Het bedrag van de uitgave (komt overeen met het bedrag van de bijbehorende bon)

• De rekening waarop de kosten in rekening moeten worden gebracht

• Een subtotaal voor elk type uitgave

• Een aftrek voor eventuele eerdere voorschotten die aan de werknemer zijn betaald

• Het totaalbedrag van de aangevraagde vergoeding

Een onkostendeclaratieformulier kan ook een samenvatting bevatten van het reis- en entertainmentbeleid van de werkgever, waarin wordt bepaald welke uitgaven niet door het bedrijf worden vergoed (zoals uitgaven voor entertainment in de kamer).

Het concept van de onkostendeclaratie kan ook verwijzen naar een gedetailleerde lijst van onkosten die door elke afdeling van een bedrijf zijn gemaakt voor een rapportageperiode. Deze informatie wordt onderzocht om te zien of de werkelijk gemaakte kosten afwijken van de verwachtingen, in welk geval het management de redenen voor deze afwijkingen kan onderzoeken.