Hoe debiteuren te innen
Het innen van debiteuren is van vitaal belang, omdat het de contanten oplevert die nodig zijn om de bedrijfsactiviteiten te ondersteunen. Het innen van debiteuren is niet alleen de taak van de incasso-afdeling. In plaats daarvan vereist het een bedrijfsbrede inspanning, omdat incasso's kunnen worden verbeterd voordat er ooit een factuur aan klanten wordt verstrekt. Overweeg de volgende stappen voor het innen van debiteuren:
Interne probleemoplossing
Een redelijk deel van alle klantenfacturen wordt niet betaald omdat klanten ontevreden zijn over de goederen of diensten die ze hebben ontvangen. Dit is niet de schuld van de incasso-afdeling. In plaats daarvan moet het senior managementteam worden betrokken bij het opvolgen van elk probleem waar klanten op wijzen, zoals defecte producten, ontoereikende service, beschadigde goederen, onjuist verzonden items, enzovoort. In veel gevallen zullen de interne processen die deze problemen hebben veroorzaakt, dit opnieuw doen totdat corrigerende maatregelen zijn genomen. Kortom, er moet een actieve feedbacklus zijn die klachten van klanten terugstuurt naar een kernbeheergroep voor doorlopende probleemoplossing.
Collectiebeheer
Iedereen die bij collecties betrokken is, moet de tijd en middelen krijgen om op een efficiënte manier deel te nemen aan collecties. De volgende items kunnen helpen om de efficiëntie van de afdeling te verbeteren:
Posten . Onmiddellijke boeking van contant geld, dus het incassopersoneel belt klanten niet over facturen die ze al hebben betaald.
Database . Een geautomatiseerd incassosysteem dat beloften van klanten bijhoudt, klanten automatisch belt, facturen automatisch e-mailt, enzovoort. Dit verhoogt de efficiëntie van het incassopersoneel aanzienlijk.
Ondersteuning van het personeel . Administratief personeel dat alle onnodige afleiding weghoudt van het incassopersoneel.
Personeelsplanning . Werkplanning die ervoor zorgt dat het incassopersoneel niet betrokken wordt bij enige andere activiteit dan incasso's tijdens piekuren.
Verzameltechnieken
Er zijn verschillende standaardtechnieken die worden gebruikt om contact op te nemen met klanten en betalingsbeloften van hen te verkrijgen. Een greep uit de meest voorkomende methoden zijn:
Stuur aanmaningsbrieven of e-mails uit wanneer blijkt dat klanten een zacht geformuleerde herinnering nodig hebben. Sommige bedrijven gebruiken een reeks van deze mededelingen, elk met steeds scherpere bewoordingen.
Verdeel de achterstallige debiteuren in groepen, waarbij de facturen met de hoogste dollar de meeste aandacht krijgen. Hierdoor wordt de aandacht gevestigd op het innen van die paar facturen die het grootste deel van de achterstallige vorderingen uitmaken.
Betrek het verkooppersoneel bij de inzamelingsinspanning voor grotere of moeilijkere inzameltaken, waarbij hun klantcontacten van dienst kunnen zijn.
Aanbieding om goederen terug te nemen waarvan duidelijk is dat de betaling niet zal worden ontvangen.
Betrek een advocatenkantoor bij incasso's. Door mededelingen op het briefhoofd van het advocatenkantoor te plaatsen, kan de indruk worden gewekt dat het bedrijf op het punt staat juridische stappen tegen de klant te ondernemen.
Dien een claim in tegen de klant bij de rechtbank voor geringe vorderingen.
