Op activiteiten gebaseerde kostenberekening
Activity-based costing (ABC) is een methodologie om overheadkosten nauwkeuriger toe te wijzen door ze toe te wijzen aan activiteiten. Zodra kosten zijn toegewezen aan activiteiten, kunnen de kosten worden toegewezen aan de kostenobjecten die deze activiteiten gebruiken. Het systeem kan worden ingezet voor het gericht verlagen van overheadkosten. ABC werkt het beste in complexe omgevingen, waar veel machines en producten zijn, en ingewikkelde processen die niet gemakkelijk te regelen zijn. Omgekeerd is het van minder nut in een gestroomlijnde omgeving waar productieprocessen worden afgekort.
De processtroom van Activity Based Costing
Op activiteit gebaseerde kosten kunnen het beste worden verklaard door de verschillende stappen te doorlopen. Zij zijn:
Identificeer kosten . De eerste stap in ABC is het identificeren van de kosten die we willen toewijzen. Dit is de meest kritische stap in het hele proces, aangezien we geen tijd willen verspillen met een te brede projectomvang. Als we bijvoorbeeld de volledige kosten van een distributiekanaal willen bepalen, zullen we de advertentie- en opslagkosten met betrekking tot dat kanaal identificeren, maar zullen we de onderzoekskosten negeren, aangezien deze betrekking hebben op producten en niet op kanalen.
Laad secundaire kostenpools . Creëer kostenpools voor die kosten die worden gemaakt om diensten te verlenen aan andere delen van het bedrijf, in plaats van rechtstreeks de producten of diensten van een bedrijf te ondersteunen. De inhoud van secundaire kostenpools omvat doorgaans computerservices en administratieve salarissen en vergelijkbare kosten. Deze kosten worden later toegerekend aan andere kostenpools die directer betrekking hebben op producten en diensten. Er kunnen meerdere van deze secundaire kostenpools zijn, afhankelijk van de aard van de kosten en hoe ze zullen worden toegewezen.
Laad primaire kostenpools . Creëer een reeks kostenpools voor die kosten die beter zijn afgestemd op de productie van goederen of diensten. Het is heel gebruikelijk om voor elke productlijn aparte kostenpools te hebben, aangezien de kosten meestal op dit niveau voorkomen. Dergelijke kosten kunnen onderzoek en ontwikkeling, reclame, inkoop en distributie omvatten. Evenzo zou u kunnen overwegen om kostenpools voor elk distributiekanaal of voor elke faciliteit te creëren. Als productiebatches sterk verschillende lengtes hebben, overweeg dan om kostenpools op batchniveau te maken, zodat u de kosten adequaat kunt toewijzen op basis van de batchgrootte.
Meet activiteitendrivers . Gebruik een gegevensverzamelingssysteem om informatie te verzamelen over de activiteitsfactoren die worden gebruikt om de kosten in secundaire kostenpools toe te wijzen aan primaire kostenpools, en om de kosten in primaire kostenpools toe te wijzen aan kostenobjecten. Het kan duur zijn om informatie over de bestuurder van een activiteit te verzamelen, dus maak waar mogelijk gebruik van de bestuurders van activiteiten waarvoor al informatie wordt verzameld.
Wijs kosten in secundaire pools toe aan primaire pools . Gebruik activiteitsfactoren om de kosten in de secundaire kostenpools over de primaire kostenpools te verdelen.
Kosten in rekening brengen voor kostenobjecten . Gebruik een activiteitenindicator om de inhoud van elke primaire kostenpool toe te wijzen aan kostenobjecten. Voor elke kostenpool is er een aparte activiteitendriver. Om de kosten toe te wijzen, deelt u de totale kosten in elke kostenpool door de totale hoeveelheid activiteit in de activiteitenindicator om de kosten per eenheid activiteit vast te stellen. Wijs vervolgens de kosten per eenheid toe aan de kostenobjecten, op basis van hun gebruik van de activiteitendrijver.
Stel rapporten op . Zet de resultaten van het ABC-systeem om in rapportages voor beheerconsumptie. Als het systeem bijvoorbeeld oorspronkelijk was ontworpen om overheadgegevens te verzamelen per geografische verkoopregio, rapporteer dan over de inkomsten die in elke regio zijn verdiend, alle directe kosten en de overhead die is afgeleid van het ABC-systeem. Dit geeft het management een volledig kostenoverzicht van de resultaten die door elke regio worden gegenereerd.
Handel op basis van de informatie . De meest voorkomende reactie van het management op een ABC-rapport is het verminderen van het aantal activiteitsdrivers dat door elk kostenobject wordt gebruikt. Dit zou de hoeveelheid overheadkosten die worden gebruikt, moeten verminderen.
We zijn nu gekomen tot een volledige ABC-toerekening van overheadkosten aan die kostenobjecten die het verdienen om door te rekenen met overheadkosten. Door dit te doen, kunnen managers zien welke drijfveren van activiteiten moeten worden verminderd om een overeenkomstig bedrag aan overheadkosten te verlagen. Als de kosten van een enkele inkooporder bijvoorbeeld $ 100 bedragen, kunnen managers zich concentreren op het automatisch laten plaatsen van inkooporders door het productiesysteem of op het gebruik van inkoopkaarten om inkooporders te vermijden. Beide oplossingen resulteren in minder inkooporders en dus lagere inkoopafdelingskosten.
Maakt gebruik van Activity Based Costing
Het fundamentele voordeel van het gebruik van een ABC-systeem is om nauwkeuriger te bepalen hoe overhead wordt gebruikt. Als u eenmaal een ABC-systeem heeft, kunt u betere informatie krijgen over de volgende kwesties:
Activiteitskosten . ABC is ontworpen om de kosten van activiteiten bij te houden, zodat u het kunt gebruiken om te zien of de activiteitskosten in overeenstemming zijn met de industrienormen. Zo niet, dan is ABC een uitstekende feedbacktool om de lopende kosten van specifieke services te meten, aangezien het management zich richt op kostenreductie.
Winstgevendheid voor de klant . Hoewel de meeste kosten die voor individuele klanten worden gemaakt eenvoudigweg productkosten zijn, is er ook een overheadcomponent, zoals ongebruikelijk hoge klantenservice, afhandeling van productretouren en samenwerkingsovereenkomsten voor marketing. Een ABC-systeem kan deze extra overheadkosten uitzoeken en u helpen bepalen welke klanten u daadwerkelijk een redelijke winst opleveren. Deze analyse kan ertoe leiden dat sommige niet-winstgevende klanten worden afgewezen, of dat er meer nadruk wordt gelegd op die klanten die het bedrijf de grootste winst maken.
Distributiekosten . Het typische bedrijf gebruikt verschillende distributiekanalen om zijn producten te verkopen, zoals detailhandel, internet, distributeurs en postordercatalogi. De meeste structurele kosten voor het onderhouden van een distributiekanaal zijn overhead, dus als je redelijk kunt bepalen welke distributiekanalen overhead gebruiken, kun je beslissingen nemen om de manier waarop distributiekanalen worden gebruikt te veranderen of zelfs om onrendabele kanalen te laten vallen.
Maken of kopen . ABC biedt een uitgebreid overzicht van alle kosten die gepaard gaan met de eigen fabricage van een product, zodat u precies kunt zien welke kosten worden geëlimineerd als een artikel wordt uitbesteed, en welke kosten overblijven.
Marges . Met de juiste overheadtoewijzing vanuit een ABC-systeem kunt u de marges van verschillende producten, productlijnen en volledige dochterondernemingen bepalen. Dit kan erg handig zijn om te bepalen waar bedrijfsmiddelen moeten worden geplaatst om de grootste marges te verdienen.
Minimumprijs . Productprijzen zijn in feite gebaseerd op de prijs die de markt zal dragen, maar de marketingmanager moet weten wat de kosten van het product zijn, om te voorkomen dat een product wordt verkocht dat bij elke verkoop geld verliest. ABC is erg goed om te bepalen welke overheadkosten in deze minimum kost moeten worden opgenomen, afhankelijk van de omstandigheden waaronder producten worden verkocht.
Productiefaciliteit kosten . Het is meestal vrij eenvoudig om overheadkosten op fabrieksniveau te scheiden, zodat u de productiekosten tussen verschillende faciliteiten kunt vergelijken.
Het is duidelijk dat er veel waardevolle toepassingen zijn voor de informatie die door een ABC-systeem wordt verstrekt. Deze informatie is echter alleen beschikbaar als u het systeem zo ontwerpt dat het de specifieke set gegevens levert die voor elke beslissing nodig zijn. Als u een generiek ABC-systeem installeert en het vervolgens gebruikt voor de bovenstaande beslissingen, kan het zijn dat het niet de informatie biedt die u nodig heeft. Uiteindelijk wordt het ontwerp van het systeem bepaald door een kosten-batenanalyse van bij welke beslissingen u wilt dat het helpt, en of de kosten van het systeem het voordeel van de resulterende informatie waard zijn.
Problemen met Activity Based Costing
Veel bedrijven starten ABC-projecten met de beste bedoelingen, maar zien een zeer groot deel van de projecten mislukken of uiteindelijk in onbruik raken. Er zijn verschillende redenen voor deze problemen, namelijk:
Volume kostenpool . Het voordeel van een ABC-systeem is de hoge kwaliteit van de informatie die het produceert, maar dit gaat ten koste van het gebruik van een groot aantal kostenpools - en hoe meer kostenpools er zijn, hoe hoger de kosten voor het beheer van het systeem. Om deze kosten te verlagen, voert u een doorlopende analyse uit van de kosten om elke kostenpool te onderhouden, in vergelijking met het nut van de resulterende informatie. Hierdoor zou het aantal kostenpools beheersbaar moeten blijven.
Installatietijd . ABC-systemen zijn notoir moeilijk te installeren, waarbij meerjarige installaties de norm zijn wanneer een bedrijf het probeert te installeren in alle productlijnen en faciliteiten. Voor dergelijke uitgebreide installaties is het moeilijk om een hoog niveau van beheer en budgettaire steun te behouden naarmate de maanden verstrijken zonder dat de installatie is voltooid. De slagingspercentages zijn veel hoger voor kleinere, meer gerichte ABC-installaties.
Gegevensbronnen met meerdere afdelingen . Een ABC-systeem kan gegevensinvoer van meerdere afdelingen vereisen, en elk van die afdelingen kan hogere prioriteiten hebben dan het ABC-systeem. Dus hoe groter het aantal afdelingen dat bij het systeem is betrokken, hoe groter het risico dat de gegevensinvoer na verloop van tijd mislukt. Dit probleem kan worden voorkomen door het systeem zo te ontwerpen dat het alleen informatie van de meest ondersteunende managers nodig heeft.
Project basis . Veel ABC-projecten zijn op projectbasis geautoriseerd, waardoor informatie maar één keer wordt verzameld; de informatie is nuttig voor de huidige operationele situatie van een bedrijf en wordt geleidelijk minder bruikbaar naarmate de operationele structuur in de loop van de tijd verandert. Het is mogelijk dat het management later geen toestemming geeft voor financiering voor aanvullende ABC-projecten, dus is ABC meestal een keer “klaar” en dan weggegooid. Om dit probleem te verminderen, bouwt u zoveel mogelijk van de ABC-gegevensverzamelingsstructuur in het bestaande boekhoudsysteem, zodat de kosten van deze projecten worden verlaagd; tegen lagere kosten is de kans groter dat in de toekomst aanvullende ABC-projecten worden goedgekeurd.
Rapportage van ongebruikte tijd . Wanneer een bedrijf zijn werknemers vraagt om te rapporteren over de tijd die aan verschillende activiteiten is besteed, hebben ze een sterke neiging om ervoor te zorgen dat de gerapporteerde bedragen 100% van hun tijd bedragen. Er is echter een grote hoeveelheid tijd op de werkdag van iemand die pauzes, administratieve vergaderingen, het spelen van games op internet, enzovoort met zich meebrengt. Werknemers maskeren deze activiteiten meestal door meer tijd te besteden aan andere activiteiten. Deze hoge cijfers vertegenwoordigen een verkeerde allocatie van kosten in het ABC-systeem, soms met vrij aanzienlijke bedragen.
Afzonderlijke dataset . Een ABC-systeem kan zelden worden geconstrueerd om alle benodigde informatie rechtstreeks uit het grootboek te halen. In plaats daarvan is een aparte database nodig die informatie uit verschillende bronnen haalt, waarvan er slechts één bestaande grootboekrekeningen is. Het kan best moeilijk zijn om deze extra database te onderhouden, aangezien het aanzienlijke extra personeelstijd vereist waarvoor mogelijk niet voldoende budget is. De beste oplossing is om het systeem zo te ontwerpen dat er zo min mogelijk aanvullende informatie nodig is, anders dan die al beschikbaar is in het grootboek.
Gericht gebruik . De voordelen van ABC zijn het duidelijkst wanneer informatie over kostenberekening moeilijk te onderscheiden is, vanwege de aanwezigheid van meerdere productlijnen, machines die worden gebruikt voor de productie van veel producten, talrijke machine-instellingen, enzovoort - met andere woorden, in complexe productie omgevingen. Als een bedrijf niet in een dergelijke omgeving opereert, kan het veel geld uitgeven aan een ABC-installatie om vervolgens te ontdekken dat de resulterende informatie niet overdreven waardevol is.
Het brede scala aan problemen dat hier wordt opgemerkt, moet duidelijk maken dat ABC in veel organisaties de neiging heeft om een hobbelige weg te volgen, met een tendens dat het nut ervan na verloop van tijd afneemt. Van de suggesties voor probleembeperking die hier worden genoemd, is het belangrijkste punt om een zeer gericht ABC-systeem te bouwen dat de meest kritische informatie tegen een redelijke prijs produceert. Als dat systeem wortel schiet in uw bedrijf, overweeg dan een geleidelijke uitbreiding, waarbij u alleen verder uitbreidt als daar een duidelijk en aantoonbaar voordeel uit voortvloeit. Het ergste dat u kunt doen, is een groot en uitgebreid ABC-systeem installeren, aangezien het duur is, de meeste weerstand ondervindt en het meest waarschijnlijk zal falen op de lange termijn.
Vergelijkbare termen
Op activiteit gebaseerde kosten worden ook wel abc-kosten, de abc-methode en de abc-kostenmethode genoemd.
