Scheiding van taken

De functiescheiding is het toekennen van verschillende stappen in een proces aan verschillende mensen. De bedoeling hierachter is om gevallen te elimineren waarin iemand zich zou kunnen bezighouden met diefstal of andere frauduleuze activiteiten door een buitensporige hoeveelheid controle over een proces te hebben. In wezen zouden de volgende drie algemene functies in een proces over verschillende mensen moeten worden verdeeld:

• Fysieke bewaring van activa

• Bijhouden van gegevens over het activum

• Autorisatie om het actief te verwerven of te vervreemden

Hier zijn enkele voorbeelden van functiescheiding:

• De persoon die goederen van leveranciers in het magazijn ontvangt, kan geen cheques ondertekenen om de leveranciers voor die goederen te betalen.

• De persoon die de inventarisgegevens bijhoudt, heeft de inventaris niet fysiek in bezit.

• De persoon die een vast actief aan een derde verkoopt, kan de verkoop niet registreren of de betaling van de derde in bewaring nemen.

Functiescheiding is een essentieel onderdeel van een controlesysteem. Auditors zullen zoeken naar scheiding van taken als onderdeel van hun analyse van het systeem van interne beheersing van een entiteit, en zullen hun oordeel over het systeem naar beneden bijstellen als er sprake is van tekortkomingen in de scheiding. Als er sprake is van tekortkomingen in de scheiding, gaan de auditors ervan uit dat er een groter risico op fraude bestaat en passen zij hun procedures dienovereenkomstig aan.

De functiescheiding is moeilijker te realiseren in een kleinere organisatie, waar te weinig mensen zijn om effectief taken naar verschillende mensen te verplaatsen. Een ander probleem met segregatie is dat het verplaatsen van taken tussen te veel mensen de processtroom minder efficiënt maakt. Wanneer een hogere efficiëntie gewenst is, is de gebruikelijke afweging een zwakkere controle omdat de functiescheiding is verminderd.

De scheiding van taken wordt ook wel de scheiding van taken genoemd.