Aanmaningsbrief

Een aanmaningsbrief is een melding die naar een klant wordt gestuurd, waarin staat dat hij te laat is met het betalen van een te ontvangen rekening aan de afzender. Aanmaningsbrieven volgen doorgaans een progressie van beleefde herinneringen tot strengere betalingsverzoeken, als de klant niet reageert bij het betalen. De eerste paar brieven die naar een klant worden gestuurd, moeten beleefd zijn, op basis van de theorie dat de klant simpelweg de betaling over het hoofd heeft gezien en dat het bedrijf zijn goodwill wil behouden voor toekomstige zaken.

Naarmate er echter meer tijd verstrijkt, begint het bedrijf zijn veronderstelling om verder zaken te doen met de klant te veranderen, waardoor het de hoeveelheid goodwill van de klant die het wil behouden ten gunste van het nu uitbetalen, bagatelliseert. Ongeacht de toon van de brief vermeldt hij altijd het verschuldigde bedrag, de datum van de onbetaalde factuur, het nummer van de factuur en eventuele boetes voor te late betaling of renteboetes.

Op een bepaald moment na de normale betalingsdatum zal de effectiviteit van het uitgeven van aanmaningsbrieven afnemen, zodat een bedrijf het gebruik ervan staakt en in plaats daarvan vertrouwt op persoonlijke contacten, advocaten en incassobureaus.

Een aanmaningsbrief kan verschillende fysieke vormen aannemen. Oorspronkelijk was het een brief die per gewone post, aangetekende post of nachtelijke bezorging kon worden verzonden om de toenemende urgentie van het verzoek over te brengen, en om een ​​ontvangstbewijs te creëren (in het geval van aangetekende post of bezorging binnen de nacht). . Een aanmaningsbrief kan echter ook als fax, e-mail of zelfs sms worden verzonden. Deze elektronische bezorgmethoden kunnen op een dwaalspoor raken (vooral een fax) en zijn mogelijk niet zo effectief als de meer traditionele papieren methode.

Aanmaningsbrieven worden vaak gegenereerd door een computer, zonder menselijke tussenkomst. Het systeem is geconfigureerd om een ​​bepaalde tekst te gebruiken als er niet binnen een bepaald aantal dagen is betaald, en om vervolgens een andere tekst te gebruiken voor brieven die worden gegenereerd nadat een langere periode is verstreken zonder betaling. Het kan efficiënter zijn om de taak van het maken en uitgeven van aanmaningsbrieven aan een derde partij uit te besteden.

Het personeel van de kredietafdeling kan periodiek de timing of inhoud van deze automatisch gegenereerde brieven wijzigen, als ze denken dat enige variatie de incassosnelheid zal verbeteren. Dit kan worden bereikt met AB-testen, waarbij twee versies van een aanmaningsbrief worden uitgegeven en de effectiviteit van elk wordt gecontroleerd; als één versie resulteert in meer klantenbetalingen, wordt die versie het nieuwe standaard te gebruiken briefformaat.

Er zijn regels die het dreigingsniveau bepalen dat in een aanmaningsbrief kan worden opgenomen, afhankelijk van het rechtsgebied van de overheid waarin de klant woont, dus u moet overdreven scherpe aanmaningsbrieven vermijden.

Een aanmaning is niet hetzelfde als een maandafschrift. Aan het einde van de maand wordt een overzicht gestuurd naar alle klanten met onbetaalde facturen. Op het overzicht staan ​​alle facturen die nog niet betaald zijn, ook als deze nog niet opeisbaar zijn. De verklaring wordt niet als intimidatie beschouwd, maar eerder als een eenvoudig verslag op een bepaald moment. Het wordt echter nog steeds als een incassotool beschouwd, omdat het kan leiden tot vragen van klanten over facturen die ze niet in hun administratie hebben en die ze daarom niet zouden hebben betaald.