Wanneer worden kosten gemaakt?
Er worden kosten gemaakt wanneer een hulpbron wordt verbruikt. U kunt een hulpbron verbruiken door het verstrijken van de tijd of door een hulpbron fysiek op te gebruiken. U zou bijvoorbeeld kosten moeten maken:
Te huur door het verstrijken van de tijd in een huurperiode
Voor afschrijving door het verstrijken van de tijd tijdens de gebruiksduur van een vast activum
Voor een product wanneer het wordt verkocht
Voor immateriële uitgaven, zoals kantoorbenodigdheden, wordt aangenomen dat er een uitgave is gemaakt zodra deze artikelen worden gekocht, aangezien het te duur is om ze bij te houden en te registreren wanneer de artikelen op een later tijdstip daadwerkelijk worden verbruikt.
U hoeft niet per se kosten te maken als u een verplichting aangaat. Wanneer de eigenaar van een bedrijf bijvoorbeeld een huurovereenkomst ondertekent waarbij zijn bedrijf zich ertoe verbindt om de komende drie jaar huur voor kantoorruimte te betalen, is het bedrijf verplicht om uiteindelijk kosten te maken. Het maakt echter pas de kosten als het elk van de verschillende huurperiodes heeft voltooid (wanneer het de huur heeft "verbruikt").
Het is mogelijk om een uitgave te maken zonder een overeenkomstige leveranciersfactuur of salarisbetaling om de gebeurtenis te registreren; dit doet zich voor wanneer de leveranciersfactuur nog niet is aangekomen, of een medewerker nog niet is betaald. In deze gevallen, en als een bedrijf zijn boeken aan het einde van de maand sluit, moet het een uitgave boeken met een journaalboeking om de uitgave vast te leggen in de maand waarin ze zijn gemaakt. Vanuit efficiëntieperspectief worden overlopende rekeningen niet gebruikt als de gemaakte kosten te klein zijn om materieel te zijn voor de gerapporteerde resultaten in de winst- en verliesrekening.
Overlopende rekeningen worden mogelijk ook niet geregistreerd als een bedrijf een soft close gebruikt om de boeken te sluiten, in welk geval de uitgaven waarschijnlijk in de volgende verslagperiode zullen worden gemaakt.
