Hoe debiteuren te verzoenen
De afstemming van debiteuren is het proces waarbij de gedetailleerde bedragen van onbetaalde klantfacturen worden afgestemd op het debiteurentotaal dat in het grootboek wordt vermeld. Dit matchingsproces is belangrijk, omdat het bewijst dat het grootboekcijfer voor vorderingen verantwoord is. De twee informatiebronnen voor deze afstemming zijn als volgt:
Grootboek . Er is meestal een rekening in het grootboek die specifiek is bedoeld voor de exclusieve samenstelling van alle vorderingen met betrekking tot klanten (bekend als handelsvorderingen). Nadat alle transacties voor een rapportageperiode zijn geregistreerd en alle saldi van de subadministratie zijn geboekt naar het grootboek, is het resulterende eindsaldo op de debiteurenrekening het samenvattende totaal dat moet worden geverifieerd door middel van een reconciliatie.
Vorderingen detail . De gedetailleerde lijst van onbetaalde klantfacturen die moeten overeenkomen met het eindsaldo in het grootboek, wordt meestal geregistreerd in een verkoopadministratie. Om deze informatie voor afstemmingsdoeleinden te extraheren, drukt u het verouderde debiteurenrapport af vanaf de laatste dag van de rapportageperiode. De totalen op dit rapport worden vervolgens vergeleken met het te ontvangen totaal in het grootboek.
Wanneer de afstemming wordt uitgevoerd, kunnen er om de volgende redenen verschillen zijn tussen de twee bedragen:
Er is een journaalboeking gemaakt op de grootboekrekening die het verkoopgrootboek van de dochteronderneming heeft omzeild. Dit is de meest voorkomende reden voor een verschil.
Er is per ongeluk een factuur geboekt op een andere rekening dan de rekening voor handelsvorderingen. Dit is de minst voorkomende reden voor een verschil, aangezien de factureringsmodule is ingesteld om alle facturen automatisch op de juiste rekening te boeken.
Het verouderde debiteurenrapport werd uitgevoerd vanaf een andere datum dan de datum die werd gebruikt om het grootboeksaldo te verkrijgen.
Dit reconciliatieproces wordt doorgaans uitgevoerd als onderdeel van de activiteiten aan het einde van de maand voorafgaand aan de publicatie van de jaarrekening. Als de afstemming niet wordt uitgevoerd en er blijkt een fout in het grootboek te zitten, kan er een materiële onnauwkeurigheid in de jaarrekening staan.
Er dient minimaal een aansluiting te zijn tussen de debiteuren aan het einde van het boekjaar, zodat eventuele onnauwkeurigheden met betrekking tot de vorderingen uit de jaarrekening zijn verwijderd voordat deze door de externe accountant van de onderneming worden onderzocht.
