De cash over en short account

De cash-over- en short-rekening is een rekening in het grootboek. De rekening slaat het bedrag op waarmee het feitelijke kassaldo op het einde verschilt van het beginboeksaldo van beschikbare contanten, plus of minus alle geregistreerde contante transacties tijdens de periode.

De contante over- en shortrekening wordt voornamelijk gebruikt in contant geldintensieve retail- of bankomgevingen, evenals voor de verwerking van kleine contanten. In deze gevallen moeten contante verschillen worden opgeslagen op één, gemakkelijk toegankelijke rekening. Deze informatie wordt vervolgens gebruikt om op te sporen waarom het niveau van contant geld afwijkt van de verwachtingen, en om deze situaties te elimineren door het gebruik van betere procedures, controles en training van medewerkers. Het account wordt dus gebruikt als basis voor een detectivecontrole.

De cash-over- en short-rekening is een uitstekend hulpmiddel om fraudesituaties op te sporen, vooral wanneer deze op subrekeningniveau wordt gevolgd voor specifieke kassa's, kleine kassa's, enzovoort. Een onderzoek van de rekening op dit detailniveau kan een voortdurend patroon van diefstal van contant geld op een laag niveau aan het licht brengen, waarop het management kan reageren. Zo kunnen fraudesituaties worden herleid tot de personen die rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor een kassa of een kleine geldkist.

De cash-over- en short-rekening is een kostenrekening en wordt daarom gewoonlijk geaggregeerd in de regel "overige kosten" in de resultatenrekening. Het saldo op de rekening is meestal vrij klein. Een groter saldo op de rekening leidt eerder tot een onderzoek, terwijl het misschien niet rendabel is om een ​​klein saldo te onderzoeken.

Als voorbeeld van hoe de cash-over- en short-account werkt, voert een controller maandelijks een beoordeling uit van een kleine geldkist die een standaard kassaldo van $ 200 zou moeten bevatten. Hij vindt dat de doos $ 45 aan contant geld en $ 135 aan bonnen bevat, wat in totaal slechts $ 180 is. Daarom ontbreekt $ 20 aan contant geld. Dit cashtekort wordt geregistreerd als een afschrijving van de cash over- en shortrekening (wat een uitgave is) en een creditering van de kleine kas- of geldrekening (wat een vermogensvermindering is).

Als alternatief, als er te veel contant geld in de kleine geldkist had gezeten (inderdaad een zeldzame toestand!), Zou de boeking worden teruggedraaid, met een debitering naar contant geld en een creditering van de contante en korte rekening.