Voucher definitie
Een voucher is een intern document dat de betaling van een verplichting aan een leverancier beschrijft en autoriseert. Het wordt meestal gebruikt in een handmatig betalingssysteem, waar het deel uitmaakt van het controlesysteem. Een voucher bevat doorgaans de volgende informatie:
Het identificatienummer van de leverancier
Het te betalen bedrag
De datum waarop moet worden betaald
De in rekening te brengen rekeningen om de aansprakelijkheid vast te leggen
Alle toepasselijke kortingsvoorwaarden voor vroegtijdige betaling
Een handtekening of stempel van goedkeuring
Voucherinformatie kan worden samengevoegd tot een pakket, waarbij het basisvoucherdocument wordt toegevoegd aan de leveranciersfactuur, het bewijs van ontvangst en de inkooporder. Dit pakket is handig om gerelateerde documenten op één plaats te bewaren en maakt het eenvoudiger om transacties met schulden te rechtvaardigen en te controleren.
Een voucher wordt aangemaakt na ontvangst van een factuur van een leverancier. Het wordt "betaald" gestempeld wanneer een cheque of elektronische betaling aan een leverancier wordt gedaan, en wordt vervolgens samen met eventuele ondersteunende documenten gearchiveerd.
Als vouchers worden gebruikt voor alle schulden, kunnen hun totalen worden samengevoegd om het totale bedrag van de uitstaande schulden te bepalen. Deze functie is niet nodig in een geautomatiseerd systeem, waar in plaats daarvan het verouderde crediteurenrapport wordt gebruikt.
Er wordt geen voucher aangemaakt als er alleen een verplichting is opgebouwd (dit is bij afwezigheid van een leveranciersfactuur). Ook worden vouchers niet gebruikt in het salarisadministratieproces.
