Wat is posten in de boekhouding?

Bij boeking in de boekhouding worden de saldi in subadministratie en het grootboek naar het grootboek verschoven. Door te boeken wordt alleen het totale saldo in een subadministratie overgebracht naar het grootboek, niet de afzonderlijke transacties in het subadministratie. Een boekhoudkundig manager kan ervoor kiezen om relatief weinig berichten te plaatsen, zoals eens per maand, of misschien wel zo vaak als eenmaal per dag.

Subgrootboeken worden alleen gebruikt als er een groot volume aan transactieactiviteit plaatsvindt in een bepaald boekhoudgebied, zoals voorraad, crediteuren of verkopen. Posten is dus alleen van toepassing op situaties met een groter volume. Voor transacties met een klein volume worden boekingen rechtstreeks in het grootboek gemaakt, dus er zijn geen subadministraties en daarom is het niet nodig om te boeken.

ABC International verstuurt bijvoorbeeld 20 facturen aan zijn klanten over een periode van een week, waarvoor de totalen in de verkoopsubadministratie betrekking hebben op verkopen van $ 300.000. De controller van ABC maakt een boekingspost aan om het totaal van deze verkopen naar het grootboek te verplaatsen met een debitering van $ 300.000 op de debiteurenrekening en een tegoed van $ 300.000 op de inkomstenrekening.

Boeking wordt ook gebruikt wanneer een moedermaatschappij afzonderlijke boekensets bijhoudt voor elk van haar dochterondernemingen. In dit geval zijn de boekhoudkundige gegevens voor elke dochteronderneming in wezen dezelfde als de subgrootboeken, zodat de totalen van de rekeningen van de dochterondernemingen worden geboekt naar die van de moedermaatschappij. Dit kan ook via een handmatig consolidatieproces op een apart spreadsheet worden afgehandeld.

Boekingen zijn geëlimineerd in sommige boekhoudsystemen, waar geen subadministratie wordt gebruikt. In plaats daarvan wordt alle informatie direct opgeslagen in de rekeningen in het grootboek.

Wanneer posten wordt gebruikt, moet iemand die informatie in het grootboek onderzoekt, "inzoomen" op de rekeningtotalen die zijn geboekt in de relevante grootboekrekeningen, en zoeken in de gedetailleerde records die worden vermeld in de relevante subadministraties. Dit kan veel extra onderzoekswerk met zich meebrengen.

Vanuit het perspectief van het sluiten van de boeken is posten een van de belangrijkste procedurele stappen die nodig zijn voordat financiële overzichten kunnen worden opgesteld. In dit proces moeten alle correctieboekingen op de verschillende subadministraties en het grootboek worden gemaakt, waarna de inhoud ervan in het grootboek wordt geboekt. Op dit punt is het gebruikelijk om een ​​lock-outvlag in de boekhoudsoftware in te stellen, zodat er geen aanvullende wijzigingen kunnen worden aangebracht in de subadministratie en journaals voor de af te sluiten boekhoudperiode. De toegang tot de subadministratie en tijdschriften wordt vervolgens geopend voor de volgende boekhoudperiode.

Als het per ongeluk boeken niet plaatsvindt als onderdeel van het afsluitingsproces, zullen de totalen in het grootboek niet nauwkeurig zijn, evenals de financiële overzichten die worden samengesteld op basis van het grootboek.