Flexibel budget
Flexibel budgetoverzicht
Een flexibel budget past zich aan veranderingen in de werkelijke inkomstenniveaus aan. Werkelijke inkomsten of andere activiteitsmaten worden in het flexibele budget ingevoerd zodra een boekhoudperiode is voltooid, en het genereert een budget dat specifiek is voor de inputs. Het budget wordt vervolgens voor controledoeleinden vergeleken met de werkelijke uitgaven. De stappen die nodig zijn om een flexibel budget op te bouwen zijn:
Identificeer alle vaste kosten en scheid ze in het budgetmodel.
Bepaal de mate waarin alle variabele kosten veranderen naarmate activiteitsmaatstaven veranderen.
Creëer het budgetmodel, waarbij vaste kosten "hard gecodeerd" worden in het model, en variabele kosten worden vermeld als een percentage van de relevante activiteitsmaten of als kosten per eenheid activiteit.
Voer werkelijke activiteitsmetingen in het model in nadat een boekhoudperiode is voltooid. Hiermee worden de variabele kosten in het flexibele budget geactualiseerd.
Voer het resulterende flexibele budget voor de voltooide periode in het boekhoudsysteem in om het te vergelijken met de werkelijke uitgaven.
Deze benadering verschilt van de meer gebruikelijke statische begroting, die alleen vaste bedragen bevat die niet variëren met de werkelijke inkomstenniveaus. Begroting versus werkelijke rapporten onder een flexibel budget hebben de neiging om afwijkingen op te leveren die veel relevanter zijn dan die welke worden gegenereerd onder een statisch budget, aangezien zowel de gebudgetteerde als de werkelijke uitgaven zijn gebaseerd op dezelfde activiteitsmaatstaf. Dit betekent dat de varianties waarschijnlijk kleiner zullen zijn dan bij een statisch budget, en ook zeer uitvoerbaar zijn.
Er kan een flexibel budget worden gecreëerd dat varieert in niveau van verfijning. Hier zijn verschillende variaties op het concept:
Basis flexibel budget . Op zijn eenvoudigst verandert het flexibele budget de uitgaven die rechtstreeks variëren met de inkomsten. Er is meestal een percentage ingebouwd in het model dat wordt vermenigvuldigd met de werkelijke inkomsten om te komen tot de uitgaven die op een bepaald inkomstenniveau zouden moeten zijn. In het geval van de kostprijs van verkochte goederen, kan een kostprijs per eenheid worden gebruikt, in plaats van een percentage van de verkoop.
Tussenliggend flexibel budget . Sommige uitgaven variëren met andere activiteitsmaatstaven dan inkomsten. Telefoonkosten kunnen bijvoorbeeld variëren met veranderingen in het personeelsbestand. Dan kan men deze andere activiteitenmaatregelen integreren in het flexibele budgetmodel.
Geavanceerd flexibel budget . Uitgaven kunnen alleen variëren binnen bepaalde reeksen van inkomsten of andere activiteiten; buiten deze bandbreedtes kan een ander deel van de uitgaven van toepassing zijn. Een uitgekiend flexibel budget zal de verhoudingen voor deze uitgaven veranderen als de metingen waarop ze zijn gebaseerd hun streefbereik overschrijden.
Kortom, een flexibel budget geeft een bedrijf een hulpmiddel om de werkelijke en gebudgetteerde prestaties op vele activiteitsniveaus te vergelijken.
Voordelen van flexibele budgettering
Het flexibele budget is een aantrekkelijk concept. Hier zijn een aantal voordelen:
Gebruik in omgevingen met variabele kosten . Het flexibele budget is vooral handig in bedrijven waar de kosten nauw aansluiten bij het niveau van de bedrijfsactiviteit, zoals een winkelomgeving waar overhead kan worden gescheiden en behandeld als vaste kosten, terwijl de kosten van goederen rechtstreeks verband houden met de inkomsten.
Prestatiemeting . Aangezien het flexibele budget zichzelf herstructureert op basis van activiteitsniveaus, is het een goed hulpmiddel om de prestaties van managers te evalueren - het budget moet nauw aansluiten bij de verwachtingen op elk aantal activiteitsniveaus.
Budgetteringsefficiëntie . Flexibele budgettering kan worden gebruikt om gemakkelijker een budget bij te werken waarvoor de inkomsten of andere activiteitscijfers nog niet zijn vastgesteld. Volgens deze benadering geven managers hun goedkeuring voor alle vaste uitgaven, evenals voor variabele uitgaven als een percentage van de inkomsten of andere activiteitsmaatregelen. Vervolgens vult het budgetterende personeel de rest van het budget in, dat door de formules in het flexibele budget stroomt en automatisch het uitgavenniveau verandert.
Deze punten maken het flexibele budget een aantrekkelijk model voor de gevorderde budgetgebruiker. Overweeg echter de volgende compenserende kwesties voordat u besluit om over te schakelen naar het flexibele budget.
Nadelen van flexibele budgettering
Het flexibele budget lijkt in eerste instantie een uitstekende manier om veel van de problemen op te lossen die inherent zijn aan een statisch budget. Er zijn echter ook een aantal serieuze problemen, die we op de volgende punten behandelen:
Formulering . Hoewel het flexbudget een goed hulpmiddel is, kan het moeilijk zijn om het te formuleren en te beheren. Een probleem bij de formulering is dat veel kosten niet volledig variabel zijn, maar een vaste kostencomponent hebben die moet worden berekend en opgenomen in de budgetformule. Ook kan er veel tijd worden besteed aan het ontwikkelen van kostenformules, wat meer tijd is dan de typische budgetteringsmedewerkers in het midden van het budgetproces beschikbaar hebben.
Sluitingsvertraging . Een flexibel budget kan niet vooraf in de boekhoudsoftware worden geladen om te vergelijken met de financiële overzichten. In plaats daarvan moet de accountant wachten tot een financiële rapportageperiode is voltooid, vervolgens inkomsten- en andere activiteitenmetingen invoeren in het budgetmodel, de resultaten uit het model extraheren en ze in de boekhoudsoftware laden. Alleen dan is het mogelijk om financiële overzichten uit te geven die budget- versus feitelijke informatie bevatten, wat de uitgifte van financiële overzichten vertraagt.
Omzetvergelijking . In een flexibel budget is er geen vergelijking tussen gebudgetteerde en werkelijke inkomsten, aangezien de twee cijfers hetzelfde zijn. Het model is ontworpen om werkelijke uitgaven af te stemmen op verwachte uitgaven, niet om inkomstenniveaus te vergelijken. Er is geen manier om duidelijk te maken of de werkelijke inkomsten boven of onder de verwachtingen liggen.
Toepasbaarheid . Sommige bedrijven hebben zo weinig variabele kosten dat het weinig zin heeft om een flexibel budget op te bouwen. In plaats daarvan hebben ze een enorme hoeveelheid vaste overhead die niet varieert in reactie op welk type activiteit dan ook. Denk bijvoorbeeld aan een webwinkel die software downloadt naar zijn klanten; een bepaald bedrag aan uitgaven is vereist om de winkel te onderhouden, en er zijn in wezen geen kosten voor verkochte goederen, behalve creditcardkosten. In deze situatie heeft het geen zin om een flexibel budget op te bouwen, aangezien het niet zal afwijken van een statisch budget.
Kortom, een flexibel budget vereist extra tijd om te construeren, vertraagt de publicatie van financiële overzichten, meet geen verschillen in inkomsten en is mogelijk niet toepasbaar onder bepaalde budgetmodellen. Dit zijn ernstige problemen die het gebruik ervan vaak beperken.
