De stappen bij het opstellen van een begroting
Veel organisaties stellen budgetten op die ze gebruiken als vergelijkingsmethode bij het evalueren van hun werkelijke resultaten in het komende jaar. Het proces van het opstellen van een begroting moet sterk gereglementeerd zijn en een vast schema volgen, zodat het voltooide budget klaar is voor gebruik tegen het begin van het volgende fiscale jaar. Hier zijn de basisstappen die u moet volgen bij het opstellen van een budget:
Update budgetaannames . Bekijk de aannames over de zakelijke omgeving van het bedrijf die werden gebruikt als basis voor het laatste budget en werk deze indien nodig bij.
Bekijk knelpunten . Bepaal het capaciteitsniveau van het primaire knelpunt dat het bedrijf ervan weerhoudt om verdere omzet te genereren, en definieer hoe dit een eventuele extra omzetgroei van het bedrijf zal beïnvloeden.
Beschikbare financiering . Bepaal het meest waarschijnlijke bedrag aan financiering dat beschikbaar zal zijn tijdens de budgetperiode, wat de groeiplannen kan beperken.
Stap kost punten . Bepaal of er stapkosten zullen worden gemaakt tijdens het waarschijnlijke bereik van bedrijfsactiviteiten in de komende budgetperiode, en definieer het bedrag van deze kosten en op welk activiteitsniveau ze zullen worden gemaakt.
Maak een budgetpakket . Kopieer de basisbudgetteringsinstructies van het instructiepakket dat in het voorgaande jaar is gebruikt. Werk het bij door de werkelijke uitgaven van het huidige jaar tot op heden op te nemen, en breng deze informatie ook op jaarbasis voor het volledige lopende jaar. Voeg een commentaar toe aan het pakket met stapkosteninformatie, knelpunten en verwachte financieringsbeperkingen voor het komende begrotingsjaar.
Geef een budgetpakket uit . Geef het budgetpakket waar mogelijk persoonlijk uit en beantwoord eventuele vragen van ontvangers. Vermeld ook de vervaldatum voor het eerste ontwerp van het budgetpakket.
Verkrijg omzetprognose . Vraag de omzetprognose op bij de verkoopmanager, valideer deze samen met de CEO en distribueer deze vervolgens naar de andere afdelingsmanagers. Ze gebruiken de inkomsteninformatie als basis voor het ontwikkelen van hun eigen budgetten.
Verkrijg afdelingsbudgetten . Verkrijg de budgetten van alle afdelingen, controleer op fouten en vergelijk deze met de bottleneck-, financierings- en stapkostenbeperkingen. Pas de budgetten zo nodig aan.
Verkrijg aanvragen voor kapitaalbudget . Valideer alle verzoeken om kapitaalbudget en stuur ze met opmerkingen en aanbevelingen door naar het senior managementteam.
Werk het budgetmodel bij . Voer alle budgetinformatie in het hoofdbudgetmodel in.
Bekijk het budget . Maak kennis met het senior managementteam om het budget te herzien. Benadruk mogelijke problemen met beperkingen en eventuele beperkingen die worden veroorzaakt door financieringsproblemen. Noteer alle opmerkingen van het managementteam en stuur deze informatie terug naar de opstellers van het budget, met verzoeken om hun budgetten te wijzigen.
Verwerk budgetherhalingen . Houd openstaande budgetwijzigingsverzoeken bij en werk het budgetmodel bij met nieuwe iteraties zodra ze binnenkomen.
Geef het budget uit . Maak een gebonden versie van het budget en verdeel deze onder alle geautoriseerde ontvangers.
Laad het budget . Laad de budgetinformatie in de financiële software, zodat u budgetrapporten versus werkelijke rapporten kunt genereren.
Het aantal stappen dat hier wordt vermeld, kan buitensporig zijn voor een kleiner bedrijf, waar misschien maar één persoon bij het proces betrokken is. Als dat het geval is, kan het aantal stappen sterk worden gecomprimeerd, tot het punt waarop mogelijk binnen een dag of twee een voorlopige begroting kan worden opgesteld.
