Boekhouding voor onderzoek en ontwikkeling
De verantwoording voor onderzoek en ontwikkeling omvat die activiteiten die producten of processen creëren of verbeteren. De belangrijkste boekhoudregel op dit gebied is dat uitgaven ten laste van de kosten worden gebracht wanneer ze worden gemaakt. Voorbeelden van activiteiten die doorgaans worden beschouwd als vallend binnen het functionele gebied van onderzoek en ontwikkeling, zijn onder meer:
Onderzoek om nieuwe kennis te ontdekken
Nieuwe onderzoeksresultaten toepassen
Formuleren van product- en procesontwerpen
Testen van producten en processen
Formules, producten of processen aanpassen
Ontwerpen en testen van prototypes
Ontwerpen van tools met nieuwe technologie
Ontwerpen en exploiteren van een proeffabriek
Onderzoeks- en ontwikkelingsboekhouding
Het fundamentele probleem met uitgaven voor onderzoek en ontwikkeling is dat de toekomstige voordelen die eraan verbonden zijn, voldoende onzeker zijn dat het moeilijk is om ze als activa te registreren. Gezien deze onzekerheden schrijft GAAP voor dat alle uitgaven voor onderzoek en ontwikkeling ten laste van de kosten worden gebracht wanneer ze worden gemaakt. De belangrijkste afwijking van deze leidraad is in een bedrijfscombinatie, waarbij de overnemende partij de reële waarde van onderzoeks- en ontwikkelingsactiva kan opnemen.
De basisregel om alle uitgaven voor onderzoek en ontwikkeling ten laste te brengen, is niet geheel doordringend, aangezien er uitzonderingen zijn, zoals hieronder vermeld:
Activa . Als er materialen of vaste activa zijn verworven die een alternatief toekomstig gebruik hebben, registreer deze dan als activa. De materialen moeten in de kosten worden geboekt als ze worden verbruikt, terwijl afschrijvingen moeten worden gebruikt om de boekwaarde van de vaste activa geleidelijk te verlagen. Omgekeerd, als er geen alternatief toekomstig gebruik is, brengt u deze kosten in rekening op het moment dat ze worden gemaakt.
Computersoftware . Als computersoftware is aangeschaft voor gebruik in een onderzoeks- en ontwikkelingsproject, breng de kosten dan in rekening op het moment dat ze worden gemaakt. Als er echter in de toekomst alternatieve toepassingen voor de software zijn, activeer dan de kosten ervan en schrijf de software af over de gebruiksduur.
Gecontracteerde diensten . Als het bedrijf door derden wordt gefactureerd voor onderzoekswerk dat namens het bedrijf wordt uitgevoerd, brengt u deze facturen ten laste.
Indirecte kosten . Een redelijk bedrag aan overheadkosten moet worden toegewezen aan onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten.
Aangekochte immateriële activa . Als immateriële activa worden verworven van derden en deze activa hebben een alternatieve bestemming, dan dienen ze verantwoord te worden als immateriële activa. Als de immateriële activa echter worden gekocht voor een specifiek onderzoeksproject en er geen alternatief toekomstig gebruik is, breng ze dan op de kosten in rekening wanneer ze worden gemaakt.
Software ontwikkeling . Als software is ontwikkeld voor gebruik bij onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten, breng de bijbehorende kosten dan zonder uitzondering in de kosten wanneer ze worden gemaakt.
Lonen . Breng de kosten van salarissen, lonen en gerelateerde kosten in rekening op het moment dat ze worden gemaakt.
Er kunnen ook onderzoeks- en ontwikkelingsregelingen zijn waarbij een derde partij (een sponsor) financiering verstrekt voor de onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten van een bedrijf. De regelingen kunnen bedoeld zijn om licentierechten, intellectuele eigendom, een aandelenbelang of een aandeel in de winst naar de sponsors te verschuiven. Het bedrijf dat de onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten uitvoert, kan door de sponsors een vaste vergoeding of een of andere vorm van kostenvergoeding krijgen.
Deze overeenkomsten worden veelal geconstrueerd als commanditaire vennootschappen, waarbij een verbonden partij de rol van general partner vervult. De beherende vennoot kan worden gemachtigd om aanvullende financiering te verkrijgen door de verkoop van commanditaire vennootbelangen, of het verstrekken van leningen of voorschotten aan de maatschap die kunnen worden terugbetaald uit toekomstige royalty's.
Wanneer een entiteit partij is bij een onderzoeks- en ontwikkelingsovereenkomst, moeten verschillende boekhoudkundige problemen worden opgelost, namelijk:
Verstrekte leningen of voorschotten . Als het bedrijf geld uitleent of voorschiet aan derden, en de terugbetaling volledig is gebaseerd op de vraag of er economische voordelen zijn verbonden aan het onderzoeks- en ontwikkelingswerk, breng deze bedragen dan als kosten in rekening.
Niet-restitueerbare voorschotten . Stel de opname uit van niet-restitueerbare vooruitbetalingen die zullen worden gebruikt voor onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten, en neem ze op als kosten wanneer de gerelateerde goederen worden geleverd of diensten worden verricht. Als op enig moment niet wordt verwacht dat de goederen zullen worden geleverd of diensten zullen worden uitgevoerd, brengt u het resterende uitgestelde bedrag in rekening.
Verplichting om diensten te verlenen . Als de terugbetaling van de door de financierende partijen verstrekte gelden uitsluitend afhankelijk is van de resultaten van de daarmee verband houdende onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten, moet u de terugbetalingsverplichting verantwoorden als een contract om werkzaamheden voor anderen uit te voeren.
Aflossingsverplichting . Als er een verplichting is om de financierende partijen terug te betalen of als het bedrijf heeft aangegeven dit te willen doen, ongeacht de uitkomst van het onderzoek en de ontwikkeling, neem dan een verplichting op voor het bedrag van de terugbetaling en breng onderzoeks- en ontwikkelingskosten in rekening op de gemaakte kosten. Deze verantwoording is ook vereist als er een significante relatie met verbonden partijen bestaat tussen het bedrijf en de financieringsentiteiten. Dit scenario is ook van toepassing als de financierende partijen kunnen eisen dat het bedrijf hun belang in het partnerschap koopt, of als de financierende partijen automatisch zekerheden van het bedrijf ontvangen bij beëindiging van de overeenkomst.
Uitgifte van warrants . Als de onderneming warrants uitgeeft als onderdeel van een financieringsregeling, wijst u een deel van de gestorte middelen toe aan het gestorte kapitaal. Het aan warrants toegewezen bedrag dient hun reële waarde te zijn op de datum van de overeenkomst.
