Debiteurenadministratie

Het debiteurenboek is een subadministratie waarin alle kredietverkopen van een bedrijf worden geregistreerd. Het is handig om op één locatie een overzicht van alle bedragen die aan klanten zijn gefactureerd te scheiden, evenals alle creditnota's en (zeldzamere) debetnota's die aan hen zijn uitgegeven, en alle betalingen die zijn gedaan op facturen door hen. Het eindsaldo van het debiteurenboek is gelijk aan het totale bedrag aan onbetaalde debiteuren.

Een typische transactie die in het debiteurenboek wordt ingevoerd, registreert een te ontvangen rekening, op een later tijdstip gevolgd door een betalingstransactie van een klant die de te ontvangen rekening elimineert. Als een klant niet het volledige bedrag van een factuur betaalt, kan een creditnota worden opgenomen om het resterende saldo te elimineren.

Als u een handmatige administratie van het debiteurenboek bijhoudt, kan dit aanzienlijk meer informatie bevatten. De gegevensvelden in een handmatig opgesteld grootboek kunnen de volgende informatie voor elke transactie bevatten:

  • Factuur datum

  • Factuurnummer

  • Klantnaam

  • Identificatiecode voor verkocht artikel

  • Btw

  • Totaal gefactureerd bedrag

  • Betalingsvlag (geeft aan of betaald is of niet)

Het primaire document dat in het debiteurenboek wordt geregistreerd, is de klantfactuur. Als u een klant een creditering verleent voor items zoals geretourneerde goederen of items die tijdens het transport zijn beschadigd, neemt u ook een creditnota op in het grootboek. Extra kosten voor een klant kunnen in een debetnota (of op een afzonderlijke factuur) worden weergegeven.

De informatie in het debiteurenboek wordt periodiek geaggregeerd (overal van dagelijks tot maandelijks) en geboekt op een rekening in het grootboek, die bekend staat als een verzamelrekening. De debiteurenbeheerrekening wordt gebruikt om te voorkomen dat het grootboek wordt volgestopt met de enorme hoeveelheid informatie die doorgaans wordt opgeslagen in het debiteurenboek. Direct na boeking moet het saldo op de verzamelrekening overeenkomen met het saldo in het debiteurenboek. Aangezien er geen gedetailleerde transacties worden opgeslagen in de verzamelrekening, zal iedereen die onderzoek wil doen naar klantfacturen en creditnototransacties moeten inzoomen van de verzamelrekening naar het debiteurenboek om ze te vinden.

Voordat u de boeken afsluit en financiële overzichten genereert aan het einde van een boekhoudperiode, moet u alle posten in het debiteurenboek voltooien, het grootboek voor die periode sluiten en de totalen van het debiteurenboek naar het grootboek boeken. Deze stappen worden in sommige boekhoudsoftwarepakketten automatisch voltooid wanneer een gebruiker aangeeft dat een periode moet worden afgesloten.

Vergelijkbare termen

Het debiteurenadministratie wordt ook wel het debiteurensubadministratie of debiteurensubrekening genoemd.

Verwante Artikelen