De betalingsfabriek
Een betalingsfabriek is een crediteurenadministratie die voor een hele organisatie is gecentraliseerd. Dit is een verbetering ten opzichte van een systeem van gedistribueerde crediteuren, dat meer administratieve kosten met zich meebrengt om ervoor te zorgen dat systemen met meerdere crediteuren goed worden beheerd. Een betalingsfabriek kan de volgende kenmerken hebben:
Robuuste software om grote transactievolumes te verwerken
Mogelijkheid om inkomende betalingsinformatie in vele formaten te accepteren
Digitalisering van inkomende documenten
Online formulier voor het invoeren van facturen door leveranciers
Workflowbeheersysteem voor het afhandelen van documentgoedkeuringen
Het systeem heeft de volgende voordelen:
Betere voorspelling van uitgaande kasstromen voor gecentraliseerde kasprognoses
Efficiëntere verwerking van schulden; eenvoudiger om best practices op één locatie te installeren
Kan meer rendement behalen uit acquisities, aangezien de crediteurenfunctie van een overgenomen partij kan worden verschoven naar het gecentraliseerde systeem
Hoger volume met minder banken, resulterend in lagere transactiekosten
Meer controle over wanneer uitgaande kasstromen plaatsvinden
Verrekening van betalingen tussen dochterondernemingen
Routeer betalingen via binnenlandse rekeningen om buitenlandse transactiekosten naar leveranciers buiten het land te vermijden
Een betalingsfabriek heeft echter ook de volgende problemen, die moeten worden onderzocht voordat het systeem wordt geïnstalleerd:
Dure software en aanverwante systemen
Neemt de controle over betalingen weg van dochterondernemingen
Beëindigt enkele bankrelaties die mogelijk al jaren bestaan
Workflowbeheer van goedkeuringen moet toegankelijk zijn in alle deelnemende dochterondernemingen (als goedkeuringen vereist zijn)