Zero-base budgettering
Overzicht van zero-base budgettering
Een nul-basisbudget vereist dat managers al hun gebudgetteerde uitgaven rechtvaardigen. Dit in tegenstelling tot de meer gangbare benadering om alleen een rechtvaardiging te eisen voor incrementele wijzigingen in de begroting of de feitelijke resultaten van het voorgaande jaar. Zo wordt theoretisch aangenomen dat een manager een uitgavenbasislijn van nul heeft (vandaar de naam van de budgetteringsmethode), ongeacht het werkelijke budget van het voorgaande jaar.
In werkelijkheid wordt een manager verondersteld een minimum aan financiering te hebben voor elementaire afdelingsactiviteiten, waarboven aanvullende financiering moet worden gerechtvaardigd. De bedoeling van het proces is om de financiering voortdurend te heroriënteren op de belangrijkste bedrijfsdoelstellingen, en activiteiten te beëindigen of terug te schroeven die niet langer verband houden met die doelstellingen.
De basisprocesstroom bij zero-base budgettering is:
Identificeer zakelijke doelstellingen
Creëer en evalueer alternatieve methoden om elk doel te bereiken
Evalueer alternatieve financieringsniveaus, afhankelijk van de geplande prestatieniveaus
Prioriteiten stellen
Het concept van het terugbrengen van uitgaven in lagen kan ook omgekeerd worden gebruikt, waarbij u de specifieke kosten en kapitaalinvesteringen afbuigt die zullen worden gemaakt als u een extra service of functie toevoegt. Het management kan dus op discrete wijze de exacte combinatie van incrementele kosten en service voor hun bedrijf bepalen. Dit proces zal doorgaans resulteren in ten minste een minimaal serviceniveau, waarmee een kostenbasislijn wordt vastgesteld waaronder het voor een bedrijf onmogelijk is om te gaan, samen met verschillende gradaties van dienstverlening boven het minimum.
Voordelen van zero-base budgettering
Zero-base budgettering heeft een aantal voordelen, waaronder:
Alternatieven analyse . Zero-base budgettering vereist dat managers alternatieve manieren vinden om elke activiteit uit te voeren (zoals het intern houden of uitbesteden), evenals de effecten van verschillende uitgavenniveaus. Door de ontwikkeling van deze alternatieven te forceren, zorgt het proces ervoor dat managers andere manieren overwegen om het bedrijf te runnen.
Budgetinflatie . Aangezien managers uitgaven aan activiteiten moeten koppelen, wordt het minder waarschijnlijk dat ze hun budgetten kunstmatig kunnen opdrijven - de verandering is te gemakkelijk op te merken.
Communicatie . Het nul-basisbudget zou een belangrijk debat moeten oproepen bij het managementteam over de bedrijfsmissie en hoe deze moet worden bereikt.
Elimineer niet-essentiële activiteiten . Een budgetreview op nulbasis dwingt managers om te beslissen welke activiteiten het meest cruciaal zijn voor het bedrijf. Door dit te doen, kunnen ze zich richten op niet-kernactiviteiten voor eliminatie of outsourcing.
Missie focus . Aangezien het zero-base budgetteringsconcept vereist dat managers uitgaven koppelen aan activiteiten, worden ze gedwongen om de verschillende missies van hun afdelingen te definiëren - die anders misschien slecht gedefinieerd zouden zijn.
Redundantie-identificatie . De evaluatie kan aan het licht brengen dat dezelfde activiteiten door meerdere afdelingen worden uitgevoerd, wat leidt tot het elimineren van de activiteit buiten het gebied waar het management wil dat deze gecentreerd is.
Vereiste beoordeling . Door regelmatig zero-base budgettering te gebruiken, is de kans groter dat alle aspecten van een bedrijf periodiek worden onderzocht.
Toewijzing van middelen . Als het proces wordt uitgevoerd met de algemene missie en doelstellingen van het bedrijf in gedachten, zou een organisatie moeten eindigen met een sterke doelgroep van fondsen op die gebieden waar ze het meest nodig zijn.
Kortom, veel van de voordelen van zero-base budgettering zijn gericht op een sterke, introspectieve kijk op de missie van een bedrijf en precies hoe het bedrijf zijn middelen toewijst om die missie te bereiken.
Nadelen van zero-base budgettering
Het belangrijkste nadeel van zero-base budgettering is de uitzonderlijk hoge inspanning die nodig is om afdelingsactiviteiten te onderzoeken en te documenteren; dit is zelfs één keer per jaar een moeilijke taak, waardoor sommige entiteiten de procedure maar eens in de paar jaar gebruiken, of wanneer er significante veranderingen zijn binnen de organisatie. Een ander alternatief is om het gebruik van zero-base budgettering op voortschrijdende basis gedurende meerdere jaren door verschillende onderdelen van een bedrijf te eisen, zodat het management minder van dergelijke beoordelingen per jaar kan verwerken. Andere nadelen zijn:
Bureaucratie . Het continu creëren van een nul-basisbudget vereist een enorme hoeveelheid analyses, vergaderingen en rapporten, die allemaal extra personeel nodig hebben om het proces te beheren.
Spelvaardigheid . Sommige managers proberen misschien hun budgetrapporten scheef te trekken om de uitgaven onder de meest vitale activiteiten te concentreren, om er zo voor te zorgen dat hun budgetten niet worden verlaagd.
Ontastbare rechtvaardigingen . Het kan moeilijk zijn om het uitgavenniveau te bepalen of te rechtvaardigen voor onderdelen van een bedrijf die geen "concrete" tastbare resultaten opleveren. Wat is bijvoorbeeld het juiste bedrag aan marketinguitgaven en hoeveel moet er worden geïnvesteerd in onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten?
Leidingstijd . De operationele evaluatie die wordt opgelegd door zero-base budgettering vereist een aanzienlijke hoeveelheid managementtijd.
Opleiding . Managers hebben aanzienlijke training nodig in het zero-base budgetteringsproces, waardoor de benodigde tijd elk jaar verder toeneemt.
Update snelheid . De extra inspanning die nodig is om een nulbasisbudget te creëren, maakt het nog minder waarschijnlijk dat het managementteam het budget continu zal herzien om het relevanter te maken voor de concurrentiesituatie.
