Inventarisatie procedure
In een bedrijf dat geen nauwkeurige voorraadrecords heeft, is het noodzakelijk om periodiek een volledige telling van de voorraad uit te voeren (bekend als een fysieke telling). Dit wordt meestal gedaan aan het einde van een maand, kwartaal of jaar, om samen te vallen met het einde van een rapportageperiode. Zoals uit de volgende procedure blijkt, kost het veel moeite om een nauwkeurige fysieke inventarisatie te voltooien, dus bedrijven hebben de neiging om het aantal voltooide tellingen per jaar te beperken. De stappen in het proces zijn als volgt:
Bestel tellabels . Bestel een voldoende aantal tweedelige tellabels voor de hoeveelheid voorraad die naar verwachting zal worden geteld. Deze tags moeten opeenvolgend worden genummerd, zodat ze afzonderlijk kunnen worden gevolgd als onderdeel van het telproces.
Bekijk een voorbeeld van de inventaris . Bekijk de voorraad enkele dagen vóór de geplande voorraadtelling. Als er onderdeelnummers ontbreken, of als artikelen in een staat lijken te verkeren die moeilijk te tellen zijn (zoals niet in zakken of dozen verpakt zijn), neem dan contact op met het magazijnpersoneel om de nodige correcties aan te brengen.
Pre-count inventaris . Neem een aantal dagen van tevoren de inventaris door en tel alle items die in verzegelde containers kunnen worden geplaatst. Sluit ze af in de bakjes en markeer het aantal op de afdichtingstape. Dit maakt het tellen veel gemakkelijker tijdens het tellen. Als een verzegeling is verbroken, weet een telteam dat ze de inhoud van een container opnieuw moeten tellen.
Volledige gegevensinvoer . Als er nog gegevensinvoertransacties zijn die moeten worden voltooid, doe dit dan voordat de fysieke inventarisatie begint. Dit omvat transacties voor uitgiften vanuit het magazijn, retouren naar het magazijn en overboekingen tussen magazijnlocaties binnen het magazijn.
Waarschuw externe opslaglocaties . Als het bedrijf externe opslagfaciliteiten of locaties van derden heeft waar de bedrijfsinventaris in consignatie staat, laat hen dan weten dat ze hun voorraad bij de hand moeten tellen vanaf de officiële teldatum en stuur deze informatie door naar de magazijnmanager.
Magazijnactiviteiten bevriezen . Stop alle leveringen vanuit het magazijn en scheid ook alle nieuw ontvangen goederen waar ze niet worden geteld. Anders zullen de voorraadrecords tijdens de inventarisatie in beweging zijn en dus niet geheel betrouwbaar zijn.
Geef tellende teams instructies . Stel teams van twee personen samen om de inventaris te tellen en geef ze instructies over hun telopdrachten. Bij deze taken moet de ene persoon de inventaris tellen, terwijl de andere persoon de informatie op een telling-tag noteert. Een kopie van de tag wordt op de inventaris geplakt, terwijl het team de andere kopie bewaart.
Geef tags uit . Een voorraadmedewerker geeft blokken tellabels uit aan de telploegen. Elk team is verantwoordelijk voor het retourneren van een specifiek numeriek bereik van count-tags, ongeacht of de tags worden gebruikt of niet. Door controle te houden over alle count-tags, wordt gegarandeerd dat verloren tags onmiddellijk worden onderzocht.
Wijs telgebieden toe . Wijs een specifiek assortiment bakken toe aan elk telteam. Noteer deze locaties met een markeerstift op een kaart van het magazijn. De voorraadmedewerker moet een hoofdlijst bijhouden van welke gebieden van het magazijn zijn geteld en welke teams aan elk gebied zijn toegewezen.
Tel de inventaris . Eén persoon in elk team telt een specifiek artikel binnen een magazijnlocatie en vervolgens markeert de andere persoon de magazijnlocatie, artikelbeschrijving, onderdeelnummer, hoeveelheid en maateenheid op een tellabel. Het team plakt de originele kopie van de tag op het inventarisartikel en bewaart de kopie.
Controleer tags . Na voltooiing van een telgebied keert elk telploeg terug naar de voorraadadministrateur, die controleert of alle tags zijn geretourneerd. Als er meer magazijngebieden moeten worden geteld, wijs dan een nieuw gebied toe aan de telploegen en geef ze indien nodig nieuwe blokken tellabels.
Voer tag-informatie in . Voer de informatie over de tel-tags in een online gegevensinvoerformulier in. Zodra de gegevensinvoer is voltooid, drukt u een rapport af met alle ingevoerde tagnummers, gesorteerd op tagnummer, en zoekt u naar eventuele hiaten in de getallen. Onderzoek eventuele hiaten in de nummering. Dit zorgt ervoor dat alle uitgegeven count-tags in het bestand zijn opgenomen.
Onderzoek ongebruikelijke resultaten . Sorteer het inventarisrapport op verschillende manieren om naar ongebruikelijke informatie te zoeken, en onderzoek de tag-invoer die aan elk is gekoppeld.
Het kan nuttig zijn om deze procedure na elke telling te evalueren, om te zien of de procedure moet worden gewijzigd om eventuele telproblemen te compenseren.
