Bewaartermijn

Een bewaartermijn is het aantal jaren dat bepaalde gegevens moeten worden bewaard voordat ze kunnen worden vernietigd. Deze periode kan wettelijk verplicht zijn of om andere redenen worden bepaald, zoals wettelijke aansprakelijkheid, klantenservice of voor financiële rapportagedoeleinden. Zodra de bewaartermijn voor een document is verstreken, is er meestal een standaardproces om te verifiëren dat het document inderdaad kan worden vernietigd, waardoor het management een laatste kans krijgt om het document op langere termijn te bewaren. Als deze optie niet wordt gekozen, wordt het document vernietigd.

Bepaalde documenten met een bijzondere historische of juridische waarde worden nooit vernietigd; dat wil zeggen, de bewaartermijn is niet gespecificeerd. Deze documenten worden meestal bewaard in een aparte permanente opslaglocatie.