Procedure voor vooruitbetaalde kosten
Vooruitbetaalde kosten zijn uitgaven die nog niet zijn verbruikt en die daarom voor een korte periode worden geactiveerd. De volgende procedure toont een consistente manier om deze items ten laste te brengen.
Eerste erkenning van vooruitbetaalde kosten
Bij het coderen van leveranciersfacturen voor invoer in het boekhoudsysteem, dient u schriftelijke toestemming te verkrijgen van de assistent-controller dat facturen moeten worden gecodeerd als vooruitbetaalde kosten. Anders is de standaardboeking om een uitgave als uitgave te registreren.
Controleer of het item dat moet worden gecodeerd als vooruitbetaalde uitgave gelijk is aan of groter is dan de minimumkapitalisatielimiet van het bedrijf van $ ______. Als dit niet het geval is, breng het dan in de huidige periode ten laste.
Kopieer de documentatie die bij het artikel hoort en bewaar deze in de map met vooruitbetaalde uitgaven.
Voer het vooruitbetaalde item in het werkblad voor de afschrijving van vooruitbetaalde kosten in, en noteer de begin- en einddatum van de aflossingsperiode, evenals het bedrag dat wordt geactiveerd, de naam van de leverancier en het factuurnummer van het brondocument. Alleen lineaire afschrijving is toegestaan. Als het item nog niet moet worden afgeschreven, noteer dan de reden op de spreadsheet.
Latere afschrijving van vooruitbetaalde kosten
Controleer de afschrijvingsberekeningen in het spreadsheet met de afschrijving van vooruitbetaalde kosten.
Neem de totale afschrijving uit de spreadsheet voor de huidige periode en voer deze in het standaardafschrijvingsjournaal in.
Laat de assistent-controller de invoer bevestigen.
Boek de afschrijvingspost.
Afstemming van vooruitbetaalde kosten
Druk aan het einde van elke maand het detail van de vooruitbetaalde kostenrekening af.
Koppel de regelitems in het account aan de ondersteunende details in het spreadsheet voor afschrijving van vooruitbetaalde uitgaven.
Als het ondersteunende detail niet overeenkomt met het rekeningsaldo, past u het rekeningsaldo aan met goedkeuring van de assistent-controller.
Opmerking: als het saldo voor een vooruitbetaald regelitem onder een bepaald minimumniveau komt, zoals $ 250, overweeg dan om het volledige resterende saldo af te schrijven, zodat u de resterende afschrijving van dat item niet meer hoeft te volgen.
