Hoe verouderde inventaris te identificeren

De eenvoudigste manier om verouderde inventaris te identificeren zonder een computersysteem, is door de fysieke inventaristellingen op alle inventarisitems te laten staan ​​nadat de jaarlijkse fysieke telling is voltooid. De tags die zijn geplakt op items die in het daaropvolgende jaar worden gebruikt, worden weggegooid op het moment van gebruik, zodat alleen de oudste ongebruikte items aan het einde van het jaar nog getagd zijn. U kunt vervolgens door het magazijn reizen om te zien of er een reserve voor veroudering voor hen moet worden aangemaakt. Tags kunnen er echter af vallen of van voorraadartikelen worden gerukt, vooral als er veel verkeer is in nabijgelegen opslaglocaties. Hoewel extra taping dit probleem zal verminderen, is het waarschijnlijk dat er na verloop van tijd wat tagverlies optreedt.

Zelfs een rudimentair geautomatiseerd voorraadvolgsysteem registreert waarschijnlijk de laatste datum waarop een specifiek onderdeelnummer uit het magazijn werd verwijderd voor productie of verkoop. Als dit het geval is, is het gemakkelijk om een ​​rapportschrijver te gebruiken om deze informatie te extraheren en te sorteren, wat resulteert in een rapport met een overzicht van alle inventaris, te beginnen met de producten met de oudste "laatst gebruikte" datum. Door het rapport te sorteren met de oudste datum van het laatste gebruik bovenaan, kunt u gemakkelijk een sorteerlijst krijgen met items die nader moeten worden onderzocht op mogelijke veroudering. Deze aanpak levert echter niet voldoende bewijs op dat een artikel nooit meer zal worden gebruikt, aangezien het een essentieel onderdeel kan zijn van een artikel dat al enige tijd niet in productie is geweest, of een serviceonderdeel waarnaar weinig vraag is.

Een geavanceerde versie van het 'laatst gebruikte' rapport vergelijkt de totale voorraadopnames met het beschikbare bedrag, wat op zichzelf voldoende informatie kan zijn om een ​​verouderingscontrole uit te voeren. Het geeft ook een overzicht van het geplande gebruik, waarvoor informatie uit een planningssysteem voor materiaalbehoeften nodig is en dat u op de hoogte stelt van toekomstige gebruiksvereisten. Er worden ook uitgebreide kosten voor elk item vermeld, om gebruikers van het rapport een idee te geven van de afschrijving die kan optreden als een item verouderd wordt verklaard.

Als een computersysteem een ​​stuklijst bevat, is de kans groot dat het ook een "waar gebruikt" -rapport genereert, waarin alle stuklijsten worden vermeld waarvoor een voorraadartikel wordt gebruikt. Als er geen "waar gebruikt" wordt vermeld in het rapport voor een item, is het waarschijnlijk dat een onderdeel niet langer nodig is. Dit rapport is het meest effectief als stuklijsten uit het computersysteem worden verwijderd of gedeactiveerd zodra producten van de markt worden gehaald; dit laat duidelijker zien welke inventarisitems niet langer nodig zijn.

Een aanvullende benadering om te bepalen of een onderdeel verouderd is, is het beoordelen van wijzigingsopdrachten voor engineering. Uit deze documenten blijkt dat die onderdelen door andere worden vervangen, en ook wanneer de omschakeling gepland staat. U kunt vervolgens in de inventarisdatabase zoeken om te zien hoeveel van de onderdelen die worden vervangen nog in voorraad zijn, die vervolgens kunnen worden opgeteld, wat een andere variatie oplevert op de hoeveelheid verouderde voorraad die voorhanden is.

Een laatste bron van informatie is het verouderde inventarisatierapport van de voorgaande periode. Het boekhoudkundig personeel dient deze posten bij te houden en het management op de hoogte te stellen van de posten waarvoor geen beschikkingsactiviteit is.

Om een ​​van deze beoordelingssystemen te laten werken, is het noodzakelijk om beleidsregels en procedures te creëren, evenals doorlopende geplande beoordelingsdata. Door dit te doen, is de kans groot dat achterhaalde beoordelingen een vast onderdeel worden van de activiteiten van een bedrijf. Overweeg in het bijzonder een door de Raad opgelegd beleid om ten minste driemaandelijkse beoordelingen over veroudering uit te voeren, waardoor het management de mogelijkheid krijgt om items te lokaliseren voordat ze te oud worden om tegen een redelijke prijs te worden weggegooid. Een ander beleid van de Raad moet aangeven dat het management actief op zoek gaat naar werk in uitvoering of eindproducten met een onaanvaardbaar kwaliteitsniveau en deze verwijdert. Hierdoor wordt voorkomen dat goederen in de eerste plaats in het magazijn worden opgeslagen.

Verwante Cursussen

Boekhouding voor inventaris

Inventaris controleren

Voorraadbeheer