Automatische geldaanvraag
Wanneer een bedrijf elke dag een groot aantal klantbetalingen ontvangt, kan het voor de kassamedewerker behoorlijk moeilijk zijn om de ontvangsten tijdig te verrekenen met openstaande debiteuren. Als dat het geval is, kunnen stortingen worden uitgesteld. Het geldaanvraagproces kan aanzienlijk worden gecomprimeerd door het gebruik van automatische geldaanvragen.
Automatische geldtoepassing vereist dat de lockbox-operator een datafeed gebruikt om de magnetische inktkarakterherkenning (MICR) -informatie van elke cheque die bij de lockbox wordt ontvangen, door te sturen naar het bedrijf, evenals het totale betalingsbedrag. De geldapplicatiesoftware gebruikt een beslissingstabel om te beslissen hoe deze betalingen moeten worden toegepast om debiteuren te openen. Het geautomatiseerde besluitvormingsproces volgt over het algemeen deze stappen:
- Koppel het bankrekeningnummer dat wordt weergegeven in de MICR-gegevens van elke cheque aan de juiste klant. Dit geeft toegang tot het juiste klantrecord van openstaande debiteuren.
- Koppel betalingen alleen aan facturen waarvan het betalingsbedrag exact overeenkomt met het factuurbedrag.
- Koppel van de resterende betalingen alleen contant geld aan facturen waarvan het contante bedrag overeenkomt met het exacte bedrag van verschillende facturen die net opeisbaar zijn.
- Schrap alle resterende betalingen voor handmatige beoordeling.
De beslissingstabel kan meer geavanceerde regels bevatten, zoals het toepassen van contant geld als de betalingsbedragen niet de vracht- en / of omzetbelastingelementen van een factuur bevatten. Als een bedrijf de betalingen bekijkt die door het systeem worden uitgeschopt, kan het de beslissingstabel geleidelijk aanpassen om het aantal automatische geldaanvragen te vergroten. De verscheidenheid aan aftrekposten maakt het echter onwaarschijnlijk dat het ooit mogelijk zal zijn om het aanvraagproces voor contant geld volledig te automatiseren. Desalniettemin kan automatische geldaanvraag de snelheid waarmee geld wordt aangewend aanzienlijk verbeteren.
Zodra de geldaanvragen zijn uitgevoerd, boekt de software deze betalingen naar de module voor kassabonnen in de boekhoudsoftware van het bedrijf. Als het automatische geldapplicatiesysteem een stand-alone applicatie is, betekent dit dat de updates via een aangepaste interface naar de boekhoudsoftware moeten worden overgezet.
