Payroll definitie
Salarisadministratie is het proces waarbij werknemers worden gecompenseerd voor hun inspanningen namens een bedrijf. Het wordt meestal afgehandeld door de boekhoudafdeling of de personeelsafdeling. Veel organisaties besteden het grootste deel van hun salarisverwerking nu uit aan een derde partij die gespecialiseerd is in deze activiteit. De salarisverwerkingsfunctie omvat de volgende stappen:
Verzamel informatie over gewerkte uren . Werknemers die op uurbasis worden betaald, geven hun gewerkte uren op, meestal via een tijdregistratiesysteem zoals een tijdregistratieklok, een computergestuurde tijdklok, een op internet gebaseerde tijdregistratiesite of zelfs een mobiele telefoon. Dit is niet nodig voor die werknemers die een salaris ontvangen, omdat ze in elke periode een vast bedrag krijgen.
Verkrijg goedkeuring van gewerkte uren . De leidinggevenden van uurwerkers bekijken de ingediende tijdinformatie en keuren de gewerkte uren goed, of vragen de werknemers om fouten te corrigeren.
Bereken het loon . Voor werknemers die op uurbasis worden betaald, vermenigvuldigt u het aantal gewerkte uren met hun uurloon, gecorrigeerd voor overuren, loonverschillen voor gewerkte ploegen of gevaarlijke plichten. Dit is een normbedrag voor loontrekkenden. Het resultaat van deze stap is het brutoloon dat aan elke werknemer verschuldigd is.
Bereken inhoudingen . Bereken de aftrekposten voor sociale zekerheid en medicare van het brutoloon, evenals alle andere inhoudingen voor inhoudingen van inkomstenbelasting, pensioenen, ziektekostenverzekeringen, vakbondsrechten, liefdadigheidsbijdragen, enzovoort. Het resultaat van deze stap is het nettoloon dat aan elke werknemer verschuldigd is.
Maak betalingen . Dit omvat meestal het invoeren van de betalingsinformatie in een computersysteem of het verzenden ervan naar een externe salarisverwerker, wat resulteert in loonstrookjes, automatische stortingen of betalingen op een betaalpas.
De kans op hoge boetes van de overheid is groot als loonheffingen en daarmee samenhangende inhoudingen niet volgens een strikt betalingsschema aan de overheid worden afgedragen. Dit is een grote zorg voor eigenaren van kleine bedrijven, omdat de contante betalingen op tijd moeten worden gedaan. Een goede manier om het risico van het missen van deze belastingafdrachten te vermijden, is door de loonadministratie uit te besteden aan een externe dienst voor loonadministratie, die de gelden namens het bedrijf overmaakt.
Er zijn verschillende best practices op het gebied van salarisadministratie die kunnen worden toegepast om het salarisadministratieproces te stroomlijnen, wat anders een tijdrovend proces kan zijn dat buitensporig veel tijd van het personeel vereist en dat kan leiden tot een groot aantal fouten.
Het concept van loonadministratie kan worden uitgebreid tot de betaling van aannemers, hoewel deze betalingen worden gedaan via het crediteurenadministratiesysteem in plaats van het salarissysteem.
