Kostenbeheer

Kostenbeheer is de beheersing van werkelijke of voorspelde kosten die door een bedrijf worden gemaakt. Dit kan het beste worden toegepast als een geformaliseerd proces, met behulp van enkele of alle van de volgende stappen:

• Verzamel informatie over huidige en verwachte kosten. Dit komt doorgaans uit het grootboek voor werkelijke kosten, maar de informatie kan ook worden verzameld via een op activiteiten gebaseerd kostensysteem of een minder formele incassomethode. De verwachte kosten zijn het resultaat van vergelijkingen met vergelijkbare projecten of producten, of schattingen op basis van geprojecteerde stuklijsten.
• Bekijk de verzamelde informatie om te zien of de kosten kunnen worden verlaagd of volledig kunnen worden vermeden. Dit kan de scheiding van kosten in vaste, variabele en gemengde kosten omvatten, de kosten herzien volgens een trendlijn, de impact op bottleneck-operaties analyseren en de kosten vergelijken met die van benchmarkbedrijven.
• Rapporteren van de resultaten van de analyse aan het management, met aanbevolen acties.
• Inrichten van beheersmaatregelen om ervoor te zorgen dat door het management opgelegde wijzigingen op de beoogde wijze worden nageleefd.
• Monitoring van eventuele wijzigingen die door het management worden opgelegd als gevolg van deze analyse, om te zien hoe de wijzigingen het kostenprofiel van het bedrijf hebben gewijzigd.

Als een bedrijf de kosten probeert te beheersen die verband houden met toekomstige activiteiten (zoals het ontwerp van een nieuw product of de bouw van een nieuw hoofdkantoor), zijn de kostenbeheersactiviteiten enigszins anders. Elk van de volgende activiteiten kan worden gevolgd:

• Doelkostprijsberekening gebruiken om continu kosten te schatten wanneer functies worden toegevoegd aan of afgetrokken van een project (meestal een nieuw product).
• Met behulp van mijlpaalbeoordelingen om de oorspronkelijk geschatte kosten te vergelijken met de werkelijk gemaakte kosten. Deze beoordelingen kunnen soms resulteren in de regelrechte annulering van projecten.

Bij kostenbeheersing kan ook sprake zijn van een eenvoudige bewakingsfunctie, waarbij niet direct wijzigingen behoeven te worden aangebracht. In dit geval kunnen de volgende benaderingen van kostenbeheer worden gevolgd:

• Variantieanalyse gebruiken om eventuele verschillen tussen gemaakte kosten en gebudgetteerde kosten te markeren.
• Uitzonderingsanalyse gebruiken om alleen die afwijkingen van gebudgetteerde kosten te markeren die een bepaalde drempel overschrijden.
• Trendanalyse gebruiken om langetermijnveranderingen in bepaalde kosten vast te stellen.

Kortom, kostenbeheer is een breed onderwerp dat een verscheidenheid aan gegevensverzameling, analyse, rapportage en controleactiviteiten omvat. Elk bedrijf dat op lange termijn winstgevend wil blijven, zal een aanzienlijk deel van zijn tijd moeten besteden aan kostenbeheersingsactiviteiten.