Hoe u een geretourneerde storting registreert bij een bankafstemming
Een geretourneerde aanbetaling ontstaat wanneer een bedrijf een cheque bij zijn bank stort en de bank weigert het bijbehorende bedrag aan contanten op de bankrekening van het bedrijf te storten. Dit kan gebeuren om de volgende redenen:
De bank waarop de cheque oorspronkelijk is getrokken, wijst de cheque af. Dit gebeurt wanneer de rekening waarop de cheque is getrokken minder onbezwaarde contanten bevat dan het bedrag dat op de cheque staat vermeld.
Er staat een fout op de cheque, zoals een ontbrekende handtekening, datum, naam begunstigde of bedrag.
De cheque is getrokken op een bank in een ander land, wat meestal resulteert in een automatische afwijzing.
Telkens wanneer een aanbetaling wordt geretourneerd, neemt de bank deze niet op als een bron van contanten op het bankafschrift aan het einde van de maand dat ze naar het bedrijf stuurt. Als het bedrijf de storting al op de geldrekening in de eigen administratie had geregistreerd (zoals vrijwel altijd het geval is voorafgaand aan een bankstorting), moet zij deze storting in de eigen administratie terugboeken. Anders zal het boekensaldo aan contanten hoger zijn dan het banksaldo in contanten, met als verschil het bedrag van de geretourneerde aanbetaling.
De terugboeking van de aanbetaling wordt doorgaans afgehandeld via de kasontvangstmodule van de boekhoudsoftware van het bedrijf, die de geldrekening crediteert en de debiteurenrekening debiteert (ervan uitgaande dat de gerelateerde chequebetalingen betrekking hadden op openstaande facturen van klanten).
Bovendien zal de bank waarschijnlijk servicekosten in rekening brengen die verband houden met de geretourneerde aanbetaling, hoewel dit bedrag kan worden meegerekend in de totale servicekosten voor de maand. Het bedrijf moet de vergoeding boeken als een bijschrijving op de geldrekening en als een afschrijving op een onkostenrekening.
Het ophaalpersoneel moet op de hoogte worden gebracht van alle geretourneerde cheques, zodat ze onmiddellijk contact kunnen opnemen met de gerelateerde klanten om ervoor te zorgen dat vervangende betalingen worden gedaan.
