De zachte afsluiting
Een soft close wordt gedefinieerd als het sluiten van de boeken door middel van een verkorte sluitingsprocedure. Door gebruik te maken van een soft close kan de boekhoudafdeling zeer snel financiële overzichten opstellen en daarna terugkeren naar haar normale dagelijkse activiteiten. Deze verhoogde afsluitingssnelheid brengt kosten met zich mee, want de nauwkeurigheid van de jaarrekening wordt verminderd door de verschillende opbrengsten en kosten die normaal gesproken worden opgenomen in een meer uitgebreide afsluiting. Dit betekent dat de resultaten die via een soft close worden gerapporteerd, wezenlijk onnauwkeurig kunnen zijn. Of ze kunnen van maand tot maand meer variabele resultaten hebben, omdat overlopende posten niet worden gebruikt om gerapporteerde resultaten over meerdere rapportageperioden af te vlakken.
Het verminderde nauwkeurigheidsniveau maakt de soft close onpraktisch voor herziene of gecontroleerde financiële overzichten die door buitenstaanders worden gelezen. Het kan echter volkomen acceptabel zijn om de soft close te gebruiken voor interne managementrapportage, waar volledige nauwkeurigheid niet helemaal noodzakelijk is. Een redelijk compromis is dus om een grondiger afsluitingsproces te gebruiken wanneer een volledige set financiële overzichten nodig is voor gebruik door buitenstaanders (zoals aan het einde van het jaar), en de zachte afsluiting voor alle andere maanden.
De jaarrekening van een beursgenoteerd bedrijf wordt het meest rigoureus onderzocht, met beoordelingen aan het einde van drie kwartalen en een volledige audit aan het einde van het jaar. Dit betekent dat een soft close de andere acht maanden van het jaar nog kan worden gebruikt. Zo kan zelfs een beursgenoteerd bedrijf profiteren van een soft close in tweederde van de tijd.
Stappen die vaak worden overgeslagen tijdens een zachte afsluiting zijn onder meer:
Overlopende inkomsten
Overlopende rekeningen
Intercompany eliminaties
Overhead toewijzingen
Fysieke voorraad telt
Rekeningafstemmingen
Accountupdates reserveren
De belangrijkste resterende stappen die nog nodig zijn voor een zachte afsluiting zijn:
Klantfacturen
Overlopende rekeningen
Voorraadonregelmatigheden onderzoeken (als het voorraadsaldo groot is)
Foutcontrole van de financiële overzichten
Als de resultaten van een bedrijf bijzonder gevoelig zijn voor een item dat van de soft close-checklist is verwijderd, voeg het dan in elk geval weer toe. Als de loonopbouw bijvoorbeeld groot is, overweeg dan om het elke maand te berekenen en op te bouwen , ongeacht het type sluiting dat de organisatie gebruikt. Dit kost meer tijd, maar resulteert in nauwkeurigere financiële overzichten.
