Papierloze boekhoudkundige concepten

Papierloze boekhouding omvat transactieverwerking die volledig elektronisch is, zonder dat er papier bij een bedrijfsproces betrokken is. De bedoeling is om processen te stroomlijnen, transactiefouten te verminderen en documentopslag te elimineren. Dit is in de meeste organisaties echter meer een concept dan een realiteit. In plaats daarvan hebben bedrijven de neiging om in de loop van de tijd in de richting van papierloze operaties te evolueren door een aantal papierloze verbeteringen aan bestaande systemen door te voeren. De eenvoudigste manier om dit te doen, is door sommige processen uit te besteden aan derden die papierloze oplossingen hebben bedacht. Bijvoorbeeld:

  • Onkostenrapportage . Een van de meer populaire papierloze opties is om werknemers in te loggen op een website die gespecialiseerd is in het vergoeden van onkostendeclaraties. Ze voeren hun onkostendeclaratie-informatie in als dat nodig is, sturen elektronische versies van hun ontvangstbewijzen door als het systeem daarom vraagt, en worden betaald door ACH. Er komt nooit papierwerk bij het bedrijf.

  • Lockbox . Klanten kunnen chequebetalingen naar een lockbox sturen die wordt beheerd door de bank van een bedrijf. De bank scant de cheques en plaatst deze informatie op een beveiligde website, waar de kassier van het bedrijf elke dag toegang toe heeft om betalingsinformatie op te halen.

  • Loonlijst . Via een online portal kunnen medewerkers hun gewerkte uren invoeren, waarna de leverancier de salarisadministratie verwerkt en een ACH-betaling aan medewerkers verstrekt.

  • Schulden . Het personeel van de crediteuren kan crediteuren invoeren op een door de bank gecontroleerde website, aangeven welke items moeten worden betaald en kan de bank ACH-betalingen laten uitgeven.

Het is ook mogelijk om een ​​papierloze boekhouding te hebben met interne processen, hoewel dit meestal alleen mogelijk is als er een bedrijfsbreed systeem is. Als dat het geval is, kunnen transacties worden geïnitieerd op andere afdelingen en meldt het systeem automatisch het boekhoudkundig personeel dat er actie moet worden ondernomen. De verzendafdeling verzendt bijvoorbeeld goederen en de software stelt de factureringsmedewerker op de hoogte om een ​​factuur uit te geven; er wordt geen papieren verzendbericht naar de factureringsmedewerker gestuurd.

Het is ook mogelijk om tot op zekere hoogte een papierloze boekhouding aan te gaan door documenten in een online database te scannen, die vervolgens wordt gekoppeld aan specifieke transacties in het boekhoudsysteem. Het scannen kan echter een aanzienlijke hoeveelheid werk vergen en de originele documenten kunnen nog steeds worden bewaard. Bijgevolg is de digitalisering van bestaande documenten niet echt een oplossing voor het kernconcept van papierloze boekhouding, namelijk om te beginnen zonder documenten.

Verwante Artikelen